Dokumente digitalisieren und verteilen: Ecopy: Alle Dokumente einscannen
Externe Konsole: Sharescan mit ecopy.In vielen Bürobereichen, ob in der Verwaltung, der Anwaltspraxis oder im Krankenhaus, nimmt die Anzahl der eingehenden und zu verteilenden Papierdokumente ständig zu. Das kann dazu führen, dass Dokumente verloren gehen, nicht den richtigen Bearbeiter erreichen oder in falsche Hände geraten.
Die Idee von Ecopy war, alle eingehenden Dokumente einzuscannen, zu erfassen, mit einer Schrifterkennung (OCR) in ein PDF-Dokument umzuwandeln, bei Bedarf mit Notizen zu versehen und zu verteilen.
Mithilfe eines schnellen Kopierers oder Scanners und dem Einsatz von Ecopy soll jede Firma, mit wenigen oder Tausenden von Mitarbeitern, Papierdokumente digital so aufbereiten können, dass sie für alle Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen. Dabei soll der Scanner oder Kopierer die Aufgabe eines Informations-Verteilerknotens übernehmen.
Die Ecopy Sharescan-Software soll es dem Nutzer erlauben, das eingescannte und automatisch in eine PDF-Datei umgewandelte Dokument entweder direkt zum eigenen Desktop ("Scan to Desktop"), als E-Mail ("Scan to Mail"), als Fax ("Scan to Fax"), zur Buchhaltung ("Scan to Accounting") oder einer beliebigen vordefinierten Stelle zu schicken.
Sharescan soll Digitalkopierer von Canon, HP, Ricoh, Sharp und Toshiba sowie alle Scanner mit TWAIN-Schnittstelle unterstützen.
Die Software soll einfach programmierbar und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Nutzers oder der Firma abstimmbar sein. Dokumente aus anderen Anwendungen kann man dem eingescannten Antrag, der Rechnung oder der Patientenakte mittels "Drag and Drop" problemlos hinzufügen.
Grundlage des Verfahrens bildet das von Ecopy bereitgestellte "Software Developer Toolkit" (Software Entwicklungs-Werkzeug) SDK. Es bietet eine Programmierschnittstelle und einen Assistenten, der einen Beispielcode als Gerüst generiert. Dazu kommt eine Dokumentation und die Beratung von Ecopy, um einen "Connector" zu entwickeln, der die Ecopy-eigene Dokumentenbearbeitung mit anderen, bereits vorhandenen Desktop-Anwendungen, Datenbanken und Backend-Software-Systemen verbindet.
150 dieser "Connectoren" sollen bereits im Einsatz sein, zum Beispiel zu EMC Documentum Content Server, Interwoven WorkSite, Open Text Livelink, Microsoft Outlook/Exchange und so weiter.
Rathaus als "Schwarzes Loch"
Linda Santos, Verwaltungschefin der 150.000-Seelen-Gemeinde Torrance/Cal., bezeichnete ihr Rathaus vor der Einführung von Ecopy als "Schwarzes Loch".
"Die ständig wachsende Papierflut, mit Steigerungen bis zu 200 Prozent pro Jahr, führte dazu, dass Mitarbeiter fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit verbrachten, Informationen zu suchen, die zur Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich waren. Dokumente verschwanden, Vorgänge wurden falsch abgelegt oder einfach vergessen."
Die Folgen solcher Probleme waren erhöhte Betriebskosten, verminderte Produktivität und Motivation der Mitarbeiter und ein größeres Risiko unvorschriftsmäßiger Geschäftspraktiken, so Linda Santos.
Durch den Einsatz von Ecopy sollen diese Schwierigkeiten ein Ende gefunden haben.
