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Know-How: Managed Print Services (MPS) - Teil I: Teil 1: Mehr Service für Drucker & Co.

von Oliver Jendro

Druckgeräte-Anbieter und Dienstleistungs-Spezialisten wollen den IT-Abteilungen mit "Managed Print Services" die Arbeit abnehmen – Drucker & Co. lassen sich bis zu 100 % vom Dienstleister verwalten. Dahinter steckt auch eine Strategie, Kunden langfristig an einen Hersteller zu binden.


Fragt man IT-Leiter, ist das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung der IT-Abteilung. Die mangelhafte Akzeptanz von Output-Management belegt auch eine Studie des Marktforschers IDC: Satte 74 Prozent der befragten 500 IT-Führungskräfte haben überhaupt kein "Print-Management" im Unternehmen etabliert, noch weniger setzen sich mit dem Thema "Document-Management" auseinander.

Die Gründe hierfür liefert die Studie gleich nach: Die IT-Leiter fürchten die Widerstände der Anwender gegen Druckinfrastruktur-Veränderungen, unterschätzen das Sparpotential und sind sich häufig nicht bewusst, wie einfach sich Output-Management im Unternehmen etablieren lässt.

Anbieter, allen voran die Druckgeräte-Anbieter, haben die Hindernisse in der IT erkannt und bieten deswegen seit einiger Zeit einen "Rund-um-sorglos-Service" für Druckinfrastruktur an – die "Managed Print Services“ (MPS).

Managed Print Service – Sprachverwirrung und nicht leicht zu vergleichende Angebote

Da Hardware gut vergleichbar ist, versuchen sich hardwarelastige MPS-Anbieter im Bereich Services unvergleichbar zu machen – und legen nur indirekt offen, was sie genau unter Managed-Print-Services bieten. Das Credo lautet "wir bieten alles", ohne genau abzugrenzen was das "alles" umfasst. Diesen Zustand illustrieren auch die Wortschöpfungen der Anbieter.

Nahezu jeder Anbieter versieht sein MPS mit einem eigenen Marketingbegriff.

  • Kyocera: "Managed-Document-Services (MDS)"
  • Triumph Adler: "KIRK"
  • Konica Minolta: "Optimized-Print-Services (OPS)"
  • HP: "Managed-Print Services"
  • Xerox: XGS, XDS, XEPS

Trotz unterschiedlicher Begrifflichkeiten: Service-Angebote für Drucker & Co. sind nichts Neues – nur die Zusammenfassung unter einem gebündelten, markenübergreifenden Begriff ist wirklich neu. Der Begriff "Managed-Print-Service" ist unglücklich gewählt. Denn umfasst MPS nicht nur Dienstleistungen (Service) fürs Drucken, sondern auch zunehmend für das Scannen oder schlichtweg Dienstleistungen, die das Erstellen und Verwalten von Dokumenten erleichtern sollen (Document-Services).

MPS enthält alle Service-Dienstleistungen für die Druck-Infrastruktur – optimalerweise herstellerübergreifend, damit sich auch heterogene Infrastrukturen steuern, verwalten und optimieren lassen. Da aber eine Print-Infrastruktur auch viele Input-Funktionen bietet (Kopierer, Multifunktionsgeräte, Dokumentenscanner), sollte unter MPS auch die Weiterverarbeitung von digitalisierten Papierdokumenten berücksichtigt werden. Zudem wird eine Print-Infrastruktur immer mit Druckdatenströmen versorgt – auch hier gilt es, Service- und Software-Dienstleistungen mit anzubieten, vom Spooling bis zur Verschlüsselung. Dazu kommen noch klassische Managed-Ansätze wie Fleet-, Driver-, Supply-Management und Management-Konzepte zur Workflow- und Kostenoptimierung.

MPS vom Systemhaus oder Software-Anbieter

MPS kann auch von einem Software-Anbieter oder einem IT-Dienstleister angeboten werden, die MPS-Markttreiber sind aber bis dato die Druckgeräte-Hersteller.

MPS-Anbieter sind nicht immer zwingend auch Hardware-Hersteller. Es gibt im Markt viele MPS-Dienstleister, die im Namen von großen "Drucker-Marken" MPS in die Praxis umsetzen. Meist Systemhäuser mit einem bundesweiten Servicenetz. Zudem tummeln sich im MPS-Bereich zunehmend Software-Anbieter oder Output-Unternehmen, die mit Bürodruck eher wenig zu tun hatten. So listet Gartner in seinem "magischen Quadranten" das Unternehmen Pitney Bowes als wichtigen MPS-Anbieter – ein Unternehmen, dass bisher in Deutschland eher im Bereich Posteingang stark ist.

Im deutschsprachigen Raum spielen die klassischen Drucker- und Kopierer-Anbieter die wohl führende Rolle bei MPS - darunter befinden sich die Anbieter HP, Xerox, Canon (Océ), Ricoh (NRG/Infoprint) und Lexmark. Konica Minolta und Kyocera sind zwar ebenfalls aktiv in diesem Bereich, sind aber offiziell erst seit 2010 mit einem eigenen MPS-Angebot am Markt.

MPS bei Brother, Epson, Oki und Samsung

Eher vom unteren Ende nähern sich die klassischen Drucker-Anbieter Brother, Epson und Samsung an. Das MPS-Konzept dieser Hersteller ist ein erweitertes "Pay-per-Page"-Konzept für kleine mittelständische Händler. Der Handel, der meist selbst die MPS-Dienstleistungen nicht anbieten kann, kann nun selbst seinen Kunden MPS-Dienste anbieten. Er bucht dazu die Dienstleistungen direkt beim Hersteller (und deren MPS-Vertragspartner). Das beginnt bei der Analyse bis hin zur automatischen Tonerversorgung oder Druckinfrastruktur-Überwachung in Echtzeit. Der Handel kann somit selbst sein Angebot deutlich erweitern, ohne selbst große Investitionen in Schulungen oder Service zu tätigen. Meist verkauft der Händler dem Kunden ein geleastes Gerät. Der Kunde bezahlt einen Festpreis pro Seite und teilweise einen Sockelbetrag für Gerät und gebuchten Service.

Dieser Pay-per-Page-Ansatz ist für die Kopierer-Branche ein alter Hut, für die obengenannten Drucker-Anbieter aber eine logistische Leistung. Für Kunden bedeutet das, dass "Bezahlen pro Seite" nun für fast alle Geräteklassen und von fast allen Anbietern erhältlich ist.

Samsung nennt sein Angebot "SamPage Plus", Brother rollt seinen Service erst in nächster Zeit aus und gibt erst dann den offiziellen Namen bekannt. Epson umschreibt sein Dienstleistungspaket schlicht als "Managed-Print-Service". Oki bietet seitenbasierte Konzepte schon seit geraumer Zeit unter diversen Namen an und hat damit schon deutlich mehr Erfahrungsschatz, als andere Drucker-Anbieter im unteren Segment. Ob das ausreicht, um sich wie im Falle von Oki als Spezialist für MPS zu positionieren, sei dahin gestellt. Denn sowohl Software- als auch Hardware-seitig bleibt Oki im Vergleich zu einem MPS-Vollsortimenter wie HP in der Angebotsbandbreite stark eingeschränkt.

Samsung will mittelfristig auch in den Enterprise-Bereich von Xerox & Co. vorstoßen – und baut dazu kräftig seine Produktpalette aus, besonders im A3-Bereich wird ein großer Produktrollout erwartet. Deswegen kann man von Samsung am ehesten erwarten, dass das Samsung-MPS den Konzepten der MPS-Marktführer Schritt für Schritt angeglichen wird, denn schließlich will Samsung in Zukunft im Enterprise den klassischen "Kopierer"-Anbietern den Rang ablaufen.


Teil 2 des MPS-Artikels und Konferenz zu Managed Print Services am 28.10 in Stuttgart

Im zweiten Teil des MPS-Schwerpunktes beschreiben wir, was ein gelungener MPS-Ansatz ausmacht, welche Bestandteile für MPS unabdingbar sind und wie man am besten ein MPS-Projekt angeht.

Informationen zu MPS gibt es auch am 28.10.2010 in Stuttgart auf der DOMK. Die Dokumenten-Output-Management-Konferenz DOMK nimmt sich dem Thema Managed-Print-Service herstellerübergreifend an und zeigt anhand von Praxisvorträgen, was MPS tatsächlich leisten kann und wo Fallstricke lauern. Unabhängige Experten sowie IT-Leiter als Referenten tragen vor, wie man MPS im Unternehmen richtig einführt. Hersteller bieten auf der Konferenz einen kompakten Überblick über die neusten Trends und Angebote rund um die Druckinfrastruktur.

Weitere Informationen dazu auf www.oms-konferenz.de

25.10.10 13:17 (letzte Änderung)

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