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Advertorial: Kyoceras Managed Document Services (MDS): Ganzheitliche Betrachtung der Drucker, MFPs und Dokumentenprozesse

Bis zu 30 Prozent Einsparpotenzial schlummern in den Outputstrukturen vieler Unternehmen. Mit Lösungskonzepten können die Betriebe nicht nur Kosten senken, sondern auch Prozesse optimieren, etwa durch den gezielten Einsatz von Lösungen für Archivierung, Kostenstellenverwaltung oder Formularmanagement.

Mit den professionellen KYOCERA Managed Document Services (MDS) können Firmen bedeutende Einsparpotenziale erschließen. Zunächst analysiert Kyocera die bestehende Maschinen-Infrastruktur, die Dokumentenprozesse, die tatsächlichen Kosten und spezifischen Anforderungen.


Durch systematische Auswertung der erfassten Daten entwickelt Kyocera eine individuelle Optimierungsstrategie. Nach der Implementierung sorgt Kyocera mit professionellem Flottenmanagement dafür, dass Dokumente, Systeme und Prozesse perfekt ineinandergreifen.

Die tatsächlichen Ausgaben eines Unternehmens für den Dokumenten-Output betragen durchschnittlich 5 bis 10 Prozent der jährlichen Gesamtkosten (Quelle: IDC, 2008).

Problem: Output-Management

Eine schlecht oder gar nicht gemanagte Flotte kann das gesamte Unternehmen beeinträchtigen. Denn gerade im Flotten-Betrieb sind die versteckten Kosten oft extrem hoch. In 19 Prozent der Unternehmen erfolgt die Beschaffung von Druckern dezentral in den Abteilungen (Quelle: dokulife. de, Online-Umfrage).

Die dezentrale Beschaffung führt zu vielen negativen Effekten. Ohne klare Einkaufsprozesse und Zuständigkeiten für das Output-Management erfolgt die Beschaffung nur reaktiv, ungesteuert und damit kostenintensiv. Je mehr Abteilungen involviert sind, desto höher sind die Prozesskosten und der Administrationsaufwand.

Sinkende operative Effizienz: Je mehr Abteilungen in die Beschaffung der Systeme und in die Organisation des Service involviert sind, umso geringer ist die Verfügbarkeit: Veraltete Systeme, ineffiziente Technik und fehlende Koordination beim Service führen zu unproduktiven Ausfallzeiten. Gleichzeitig können IT-Projekte nicht umgesetzt werden, weil die IT-Abteilung zu sehr mit der Geräteflotte beschäftigt ist. Operative Effizienz sieht anders aus.

Lösung: Zentral gesteuerte Output-Infrastruktur

Mit dem FLOTTEN-MANAGEMENT der KYOCERA Managed Document Services schaffen Sie vor allem eins: klare Verantwortlichkeiten. Denn für den reibungslosen Betrieb Ihrer Flotte ist dann Kyocera zuständig. Dazu werden herstellerunabhängig alle Netzwerksysteme erfasst – und dann per Ferndiagnose zentral verwaltet. Mit umfangreichen Reports hält Kyocera Sie über alle relevanten wirtschaftlichen Kennziffern wie Zählerstände, Auslastungen oder Problemsysteme auf dem Laufenden.

Sie steuern Ihre gesamte Output-Flotte zentral über einen Ansprechpartner, unabhängig von den verschiedenen Herstellern. Eine transparente Kostenplanung und Budgetübersicht korrespondiert mit einer gestiegenen Mitarbeiterproduktivität und Anwenderzufriedenheit.

Kontinuierlich betreut, auf Dauer optimiert: Auf Basis der erfassten und analysierten Daten erarbeitet Kyocera kontinuierlich Optimierungsvorschläge und liefert Ihnen dazu auch Kennzahlen als objektive Entscheidungsgrundlage. Auf Wunsch übernnimmt Kyocera für Sie auch die proaktive Aussteuerung von Reparatur- und Wartungs-Services sowie Steuerung der Verbrauchsmaterialien.

Das FLOTTEN-MANAGEMENT rechnet sich übrigens nicht nur für große Unternehmen. Schon ab einer Output-Flotte von 30 Systemen macht sich der Einsatz mehr als bezahlt.

Problem: Viele Service-Partner, hoher Aufwand

Auch das beste System hat mal einen Defekt, auch die zuverlässigste Geräteflotte muss gewartet werden: ein Fall für den Service. Die Inanspruchnahme von diversen externen Service-Partnern stellt Unternehmen oft vor ein großes Problem. Denn je heterogener die Geräteflotte, umso aufwändiger das Aussteuern von Service-Leistungen. Oftmals bestehen diverse Service-Verträge – und jeder Service-Partner hat seine eigene Telefonnummer, schreibt seine eigenen Rechnungen und erzeugt so seinen eigenen Administrationsaufwand.

Fehlende Koordination: Müssen z. B. mehrere Geräte von unterschiedlichen Herstellern gleichzeitig gewartet oder instand gesetzt werden, rücken auch gleich mehrere Service-Teams an – und jedes Team stellt seine eigenen Fahrtkosten in Rechnung. Mit der Anzahl der Service-Partner steigt auch die Arbeitsbelastung für den IT-Support. Der Helpdesk wird häufiger in Anspruch genommen und weil IT-Ressourcen kompetenzfern eingesetzt werden, können wichtige Projekte nicht umgesetzt werden. Häufig führt die fehlende Koordination auch zu höheren Ausfallzeiten. Im Ergebnis führen mehr Service-Partner also nicht zu mehr Service, sondern in erster Linie zu mehr Kosten.

Lösung: Optimierte Service-Einsätze

Mit Kyoceras SERVICE-MANAGEMENT können Sie sich beruhigt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, statt Service zu koordinieren. Dank Fernüberwachung Ihrer Output-Flotte laufen alle Service- und Reparatureinsätze voll automatisiert ab. Sogar Wartungseinsätze werden automatisch gemeldet, so dass keine Wartungsintervalle überschritten werden. Durch die abgestimmten, proaktiven Services aus einer Hand ist eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit Ihrer Flotte garantiert. Zusätzlich können Sie dank eines Abrechnungssystems über Pauschalen Ihre Kosten genau kalkulieren – und Ihre Budgets komfortabel und sicher planen.

Hohe Produktivität: Egal, ob Reparatur oder Instandsetzung – das Kyocera-Service-Netz arbeitet schnell und zuverlässig. Die Techniker vor Ort sind auf alle marktüblichen Systeme geschult und garantieren eine schnelle Reaktionszeit: Spätestens am Folgetag sind sie bei Ihnen vor Ort. Zusätzlich können Sie auch ein maßgeschneidertes Service-Paket mit Kyocera vereinbaren. Wenn Sie z. B. eine 24-Stunden-Verfügbarkeit der Output-Flotte benötigen, ist das möglich.

Wenn Sie den Überblick behalten wollen, kein Problem: Alle Leistungen des SERVICE-MANAGEMENTS können Sie auch dann in Anspruch nehmen, wenn Sie selbst für das Monitoring Ihrer Flotte verantwortlich bleiben wollen.

Weitere Informationen finden Sie bei www.kyoceradocumentsolutions.de/index/mds.html

11.07.12 11:42 (letzte Änderung)

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