Druckerkaufberatung für Anwälte und Notare: Tipp 1: Dokumentenechtheit
Die für eine Kanzlei wichtige Dokumentenechtheit stellen im Regelfall nur Laserdrucker sicher. Tintendrucker sind in der Regel nicht dokumentenecht. Eine Ausnahme bilden die Edgeline-Drucker
von HP, die von der PTS eine positive Bescheinigung erhalten haben. Die PTS (Papiertechnische Stiftung) prüft Drucker auf Urkundensicherheit.
Wichtig: Die Zertifizierung berücksichtigt nur die Kombination aus Drucker, Originaltoner und Papier. Wer in der Kanzlei also beispielsweise Fremdtoner verwendet, hat keine zugesicherte Dokumentenechtheit mehr.
Grundlage dafür ist die Dienstordnung für Notare (DONot) für den Bereich Urkundenwesen. Dort ist in §29 vorgeschrieben, dass Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften notarieller Urkunden so herzustellen sind, dass sie
- gut lesbar,
- dauerhaft und
- fälschungssicher
sind.
In der Spezifikation der Geräte und Verbrauchsmaterialien, die diese Bedingungen erfüllen, findet man dann Vermerke wie
- BAM/PTS-Prüfungszeugnis
- Originaltoner gemäß §29 DONot
- Für die Herstellung von Urschriften notarieller Urkunden (§29 DONot) sowie zur Herstellung von Schriftstücken in verschiedenen anderen Bereichen des Urkundenwesens (zum Beispiel Ausfertigung und beglaubigte Abschriften im Notariat - §29 DONot) zertifiziert.
BAM/PTS steht für "Papiertechnischen Stiftung", PTS, in Heidenau (ehemals BAM). Sie führt unter anderem urkundentechnische Prüfungen und Zertifizierungen durch, zum Nachweis, dass das geprüfte Druck-, Kopier- oder Schreibsystem für die Verwendung im Urkundenwesen geeignet ist. Das geschieht zum Beispiel bei der Herstellung von Urschriften notarieller Urkunden oder gleichgestellter Dokumente.
Erst mit der Zertifizierung ist gewährleistet, dass die Ausdrucke tatsächlich als "dokumentenecht" gelten. Das Papier muss Eigenschaften haben, die Verfälschungen praktisch unmöglich macht. Dazu gehört zum Beispiel das Verhalten bei Radierversuchen. Schriftzeichen dürfen sich nicht enfernen lassen, ohne mit bloßem Auge erkennbare Spuren zu hinterlassen. Außerdem muss es in gewissen Grenzen lichtecht und alterungsbeständig sein.
Ein Beispiel eines Prüfungszeugnisses befindet sich hier.
Das Zertifikat der PTS zum Druck von Urkunden oder beglaubigten Abschriften, die als dokumentenecht oder fälschungssicher gelten, bezieht sich ausdrücklich auf die Nutzung der Komponenten Drucker, Toner und Papier. Wird auch nur eine der drei verändert, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit.
Manche Papiere, wie zum Beispiel das "Neusiedler-Kopierpapier HP'E weiß 80 g/m²", sind für mehrere Drucker verschiedener Hersteller zertifiziert.
Die DONot erfuhr 2001 eine Überarbeitung, bei der die Inhalte der §§26 und 27 im §29 zusammengefasst wurden.
