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Senkung der Druckkosten ? (Studie?)

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von
Hallo DC Team,

war mal so frei mich hier zu registrieren.

Was ich auf Eurer Seite immer finde sind aussagekräftige Reviews/Tests zu vielen Druckern.
Besonders positiv finde ich die Hintergrundinformationen zu den Test Methoden. An dieser Stelle großes Lob und Dank für die gewissenhafte und professionelle Arbeit.

Mich beschäftigen aktuell einige Fragen bzw. Lösungansätze,
wie man in Unternehmen sinnvoll und realistisch Druckkosten senken kann.
Hintergrund ist jedoch nicht der simple Heim-Drucker.

Sondern das Drucker Konzept in einem Konzern.

- ca. 1300 Clients;
- inkl. Altlasten ca. 300 Drucker/Faxe/MFP
- eigenverantwortl. Firmengruppen,
- völligst unterschiedl. Drucker Modelle und Anforderungen

Grundsätzliche Maßnahmen sind mir weitestgehend bekannt.
(zB. Client Software zur Optimierung der Ausdrucke, Schrifttypen, Treiber Einstellungen, Methoden und Maßnahmen Kataloge für User erstellen, opt. des strategischen Einkaufs).

Im Allgemeinen kann man also deren Wirkung bzw. Ansatz auf der Administrativen sowie auf der Client Seite einordnen.

Dh. durch Administrative Maßnahmen kann bedingt Einfluss genommen werden. Jedoch begrenzt bzw. oder auch verstärkt durch entsprechendes Mitarbeiter Verhalten.

Was ich aber bisher nicht finden konnte ist eine aussagekräftige Studie die meinem Szenario ähnelt.

Letztlich verspricht jeder Anbieter von Software-Lösungen zur Senkung von Druckkosten "XY %" an Kosteneinsparung.

Doch sehe ich diese Angaben eher skeptisch (ähnlich wie die Herstellerangaben der Tonerreichweite).
Und selbst wenn, bleibt letztlich viel auf der theoretischen Seite hängen und lässt sich nur über einen längeren Zeitraum auch tatsächlich in der Praxis nachvollziehen.
Es bleiben also einige Antworten auf der Strecke bzw. sind erst relativ zweifelsfrei zu beantworten, nach dem man in zusätzl. Software Lösungen investiert hat (1-2 Jahre später).

Natürlich könnten wir hier ein fiktives Testszenario selbst aufbauen.
Allerdings wäre dies mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. Und diesen möchte ich gerne so gering wie möglich halten.

Von daher würden mich neben den tiefgreifenden Drucker Tests interessieren, ob Ihr vllt. noch weiterführende Informationen für mein Anliegen zum Besten geben könnt ?
Erfahrungen, Hintergrundwissen oder Knowhow aus dem Umkreis ?

Vllt. habt Ihr bereits ein Auge auf das Thema geworfen oder sogar schon mal Bekannschaft mit der ein oder anderen Lösung in der Praxis gemacht ?

Danke vorab.

MfG
von
genau wie angesprochen sind es viele einzelne Maßnahmen, die jeweils nur einige % bringen, die erst alle zusammen dann die Ersparnisse in einem nennenswerten Umfang erzeugen. Im einzelnen sind ja schon viele Praktiken genannt, im Einzelfall kann eine Harmonisierung der Ausgabegeräte Ersparnisse bringen, weil dann dieselbe Sorte Toner günstiger für mehr Geräte gekauft werden kann, der Service vereinfacht werden kann, aber so etwas läßt sich nur mittelfristig durchführen. Es ist nicht erwähnt, um was es sich bei den Ausdrucken handelt, weitgehend interne Papiere, oder Kundendokumente ? Oder was der jeweilige Anteil ist. Sicher bringt jede Seite, die gar nicht erst gedruckt wird, die meiste Ersparnis, was aber dann keinen Sinn macht, wenn dadurch der Arbeitsablauf beeinträchtigt ist. Im Einzelfall können interne Papiere - Emails was immer - reduziert gedruckt werden, 2xA4 auf A4, z.B. mit Fineprint, von dem es auch eine Serverversion gibt, die vielleicht nützlich ist. Sicher läßt sich auch durch Methoden der Businessprozessanalyse erkennen, ob und welche interne Ausdrucke erforderlich sind, oder auch durch Umstellung weggelassen werden können. Auch durch Layoutänderungen lassen sich Dokumente optimieren durch Weglassen überflüssiger Anteile, die vielleicht nur optional gebraucht werden, aber immer Platz wegnehmen. Es stimmt schon, daß die Druckerhersteller da recht viel Software und Lösungen anbieten mit vielen Versprechungen, einiges davon läßt sich aber mit dem gesunden Menschenverstand und der Kooperation der Beteiligten auch erreichen, bevor man da langfristige Bindungen eingeht. Wenn es möglich ist, braucht man keine extra Testscenarios, sondern kann vielleicht bei verschiedenen Arbeitsgruppen unterschiedliche Maßnahmen vornehmen, und dann Kosten und Nutzen vergleichen, Gruppe A verwendet Drucker der Modellreihe/Hersteller A, eine andere Gruppe Geräte von B, oder ist mehr arbeitsplatzorieniert, die nächste Gruppe mehr zentral ausgelegt. Dann kann man schon ganz gute Zahlen bekommen für die verschiedenen Kostenfaktoren, Material, Service, Verfügbarkeit etc, auch Userzufriedenheit kann wichtig sein
von
Bei dem Druckvolumen spart man am am Einfachsten, wenn man die Lösung mietet. Also z.B. das man die Preise pro Seite definiert bei dem die Hardware und der Geräteservice enthalten ist. Softwarelösungen kann man nur dann bevorzugen wenn Sie Druckaufträge vermeidet, nur dann kann man eine nennenswerte Einsparung erzielen.
von
Vielen Dank schon mal.

Sicherlich ist es am sinnvollsten zunächst jene Prozesse zu analyisieren, die maßgeblich das Druckvolumen beeinflussen.
In "einem" Unternehmen, bestehend aus verschiedenen Abteilungen,ist die Durchführung noch recht simple.
Ebenso das Durchsetzen von administrativen Maßnahmen.
Am Achluss steht dort meist nur eine Person.

Schwieriger ist es in einem Konzern, der sich zunächst in eigenverantwortliche Unternehmensgruppen aufteilt.
Hier stellt sich das ganze ein wenig kniffliger dar.
Politisch auch nicht ganz einfach und äußerst aufwendig,
die einzelnen Unternehmen und deren Abteilung zu durchleuchten
und ggf. Prozessänderungen vorzuschlagen.
Das müsste vom jeweiligen Präsidenten verlanlasst werden.
Dieser Punkt ist in der Tat zwar ein interessantes und wirksames Instrument und ganz sicherlich lassen wir das auch nicht unter den Tisch fallen. Ist aber aktuell einer der Möglichkeiten, die mir weniger Kopfzerbrechen bereitet.

Verzwickter wird es bei der späteren Umsetzung bzw. der Ausarbeitung möglicher Konzepte zur Kostensenkung.

Grundsätzlich sollten das Konzept allgemein verwendbar sein.
Sprich ein für alle Firmen anwendbarer Leitfaden der alle Möglichkeiten konkret aufzeigt, aber auch mit möglichst genauen und ggf. verifizierten Kalkulationen bzgl. der Einsparungen aufzeigt.

Denn wie oben beschrieben, können wir nur bedingt Einfluss auf Prozesse nehmen, bzw. diese überhaupt tatsächlich genauer analysieren.
Daher setzen wir zunächst da an, dass wir einen Leitfaden ausarbeiten und anbieten.
Dieser sollte dann natürlich sinnvoller Wiese alle möglichen Instrumente aufzeigen.

Aktuell geht es mir aber konkret um mehr Transparenz bzgl.
zusätzlicher Lösungen denen man sich bedienen kann.

Software Lösungen..

Die meisten (ca. 90%) aller Geräte sind im Netzwerk und bieten auch mehr Optionen hier über die techn. Administration Wirkung zu erzielen (Treiber Profile).

Ebenfalls könnte man sich div. Lösungen bedienen.
Von denen aber die meisten kostenpfl. sind.

Client Seite - aber noch nicht näher getestet:
- FinePrint (Layout Optimierung)
- GreenPrint World (fordert aber den einzelnen Nutzer)
- CleverPrint 2010 (Layout, Druck Kontrolle)
- BookPrint (Layout)
- EcoFont (interessantes Konzept mit optimierten Schrifttypen)

Server/Domain Seite - noch nicht getestet
- PrinterAdmin

Insgesamt würde ich die Wirkungs Schwerpunkte wie folgt setzen
(individuell und bezogen auf unsere Möglichkeiten der Umsetzung)
- 60% über techn. Administration (Treiber Profile, Druck Management SW)
- 30% Client Seite (Client Software & bewusstes Druckverhalten)
- 10% Anpassung Arbeitsprozesse

Was ich also konkret Suche sind nähere Details, Erfahrungswerte und Empfehlungen für u.a. Druck Management Lösungen.
Da ich vermute, dass wir über diesen Weg das höchste Einsparungspotential erzielen können.
Zu dem wäre dieses Instrument auch eines, was wir als interner Dienstleister direkt anbieten und steuern können.

Besonders interessant wären weitere ggf. kostenlose Möglichkeiten,
um zB. "Layout Prints" über die Domain zu erzwingen.
So könnte man zB. Toner sparende Schrifttypen durch eine Policy erzwingen. Denn die meisten User brauchen definitiv keine hochaufllösenden und repräsentativen Ausdrucke.
Jene die es benötigen, könnten ein zweites Druck Profil bekommen.

Habt Ihr mit solchen Methoden oder Software Lösungen schon Erfahrungen gemacht ?
von
ich glaube nicht, daß es mit noch mehr Software und Methoden irgendwie besser ginge, da sind schon reichlich viele davon angesprochen worden. Die Einführung und Durchsetzung solcher Methoden kann immer nur in einem firmenpolitischen Umfeld erfolgen, in dem die Unterstützung oder auch der Druck da ist, eben vom Top Mgmt. Ich kenne das reichlich gut, daß Kostenreduzierung immer eines von mehreren wichtigen internen Programmen sein sollte oder sogar ist, und wenn Vorschläge zu Durchführung bereits vorliegen oder einfach zu erstellen sind, sollten andere begründen müssen, warum sie nicht bereit sind, darauf zurückzugreifen. Wenn die Firma/Konzern so jedoch nicht intern funktioniert, sind die Chancen gering, da erfolgreich zu sein.
von
Das stimmt und man muss versuchen ein gewisses vernünftiges sowie praktikables Maß zu finden.
Natürlich wird es schwer sich mit anderen Unternehmen zu vergleichen. Besonders wenn man vllt. ein wenig eigenwillige Strukturen hat.
Dennoch ist es immer interessant Erfahrungswerte anderer Entscheider zu kennen (Best Practise).

Vor Jahren wurde mir mal eine Print Management Lösung angeboten.
Die Demo bzw. Vorführung sah recht interessant aus.
U.a. Features wie die zentrale Administration sowie Monitoring sämtlicher Printer war hierüber möglich. Sogar bis hin zur Optimierung des strat. Einkaufs der Verbrauchsmaterialen.

Leider hab ich dazu keine Daten mehr gefunden ..
würde mich interessieren wie sich das weiterentwickelt hat.
von
ich habe mir mal vor einiger Zeit solche Print Mgmt-Lösungen zeigen lassen, von verschiedenen Anbietern (im Ausland); wenn man so etwas so installieren kann wie vorgeführt, dann mag es gehen, mit Abstrichen an den Versprechungen der Ersparnisse, aber ingesamt hat mich u.a. die doch recht lange Bindung an einen Anbieter gestört und auch daß Hardware anderer Hersteller ausgeschlossen wird, und der Anbieter verdient ja auch noch dran, da ist einiges, was man auch so machen kann, vieles von dem, was schon angeprochen wurde. Wichtig aus meiner Erfahrung ist die organisatorische Frage, wer die Ersparnisse bringen soll, die Abteilungen/Büros/Firmenbereiche oder die IT-Abteilung. Jede Firma hat da so seine eigene interessante interne Struktur, und ist meist auch noch stolz darauf. Und da kann noch ein ziemlicher Anteil von User Involvement/Betroffenheit dazukommen, um da mal nur ein kleines lustiges Beispiel zu nennen, einige interne Papiere wurden mit Fineprint verkleinert, und die Klagen fingen an - das kann ich nicht lesen etc. - und einige wurden dann gebeten, sich eine Brille oder Linsen anpassen zu lassen, mit einem Firmenbonus von 200 Mark, sich z.B. ein besseres als ein Kassengestell aussuchen zu können, und einige, die dann mit Kontaktlinsen vor dem Bildschirm saßen, konnten auch auf einmal den Bildschirm besser lesen, weniger Kopfschmerzen etc, was ein interessanter Nebeneffekt war. Best Practice , ja auch, aber was ich da so gesehen habe, daß woanders auch nur Wasser gewärmt, oder ein bisschen gekocht wird. Schwierig im Einzelfall können die Kostenvergleiche werden, weil jede Firma andere Methoden des Cost Accountings hat, und der Kostenzurechnung an die einzelnen Abteilungen nach Verbrauch oder Umlageschlüsseln etc. Ich kann da nur aus meiner Erfahrung sagen, daß man schon sehr weit kommt, wenn man sich ernsthaft zusammensetzt, z.B. mit dem Einkauf, und Accounting, und schrittweise und mit gesundem Menschenverstand einige der bereits angesprochenen Methoden, Tools, etc einführt, und so ein Projekt ist nie fertig.
von
Nun habe ich mich ebenfalls hier registriert um etwas ueber das Thema zu schreiben.
In der Praxis haben sich SW Loesungen bewaehrt, die zum einen ein kontinuierliches Monitoring ermoeglichen und basierend auf den erzielten Erkenntnissen ein Regelwerk zu erstellen. Dieses Regelwerk kann im Validierungsmodus erstellt werden, d.h. Anwender SOLLTEN diese Regeln befolgen. Regeln sind definierbar auf Dokumentebene, Applikationsebene, Anwenderebene, Zeitraum, Printerqueue usw. und koennen sehr granular erstellt werden. Durch fortlaufendes Monitoring kann festgestellt werden, ob die Validierungsmassnahmen greifen und Erfolge bzw. Einsparungen bringen hinsichtlich der Druckkosten (Tinte, Toner, Papierverbrauch, Helpdesk-Anfragen usw. usf.) .
Ist dies nicht der Fall, koennen diese Filter aber auch starr definiert werden. Statistische Auswertungen bezueglich Druckvolumen, durchschnittliche Kosten sowie Einsparungen sind jederzeit abrufbar und die bisher implementierten Regeln, wenn noetig, veraenderbar. Wichtig ist, dass neben des Monitorings des Druckverhaltens auch der Zustand der Geraete selbst, also evtl. Stoerungen jederzeit eingesehen werden kann und dies Hersteller-uebergreifend moeglich ist, also ideal fuer heterogene Druckumgebungen mit unterschiedlichen Druckern, MFP's etc..

Eine 20%ige Senkung der bisherigen Druckkosten ist durch derartige Loesungen durchaus realistisch, alleine durch Einsparungen bzw. Reduzierung Ausdrucken generell, besonders aber von Farbdrucken, Verwendung von Duplexdruck und Mitarbeiter-Sensibilisierung fuer verantwortungsbewusstes Drucken.
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