Kommentar WWF will papierloses Büro mit neuem Dateiformat: Drucken verboten
Der WWF erklärt den unnötigen Ausdrucken und dem Papierverbrauch im Allgemeinen den Kampf. Denn, überspitzt zusammengefasst, verursacht Papier weltweit Kahlschlag und Millionen Tonnen von CO². Als eine Maßnahme gegen Papierverschwendung im Büro entwickelte der populäre Umweltverband mit dem Panda-Logo ein Dateiformat zur freien Nutzung. Dokumente, die in diesem Dateiformat vorliegen, lassen sich nicht ausdrucken. Denn wer nicht druckt, schont die Umwelt.
Das klingt plausibel, aber der Ansatz unterliegt einem Denkfehler – nämlich dass das tatsächliche Problem bei unnötigen Ausdrucken liegt – und diese mit einem Druckverbot verhindert werden könnten. Dieser Denkfehler ist keine Erfindung des Umweltverbands, er kursiert auch hartnäckig in Chefetagen, dem Einkauf und vereinzelt bei IT-Administratoren.
IT-Verbänden rufen auch regelmäßig zum "paperfree Day" auf. Als wäre Papier-Output ein unnötiges Nebenprodukt im Unternehmen, das nur Kosten verursacht. Das klingt so schräg wie der festverankerte BWL-Glaube, dass Arbeitskosten ein notweniges Übel sind, die man eben zur Produktion eines Produktes braucht. Beides ist falsch.
Papier gehört zum heutigen Arbeitsprozess dazu. Wer tatsächlich die Papierflut effizient eindämmen möchte, Druckkosten und Umweltbelastung senken will, muss sich erst im Klaren sein, warum bedrucktes Papier im Unternehmen entsteht.
Die Ursache des Büro-Papierkonsums - Informationsflut
Die steigende Papierflut im Büro ist nicht der puren Lust am Drucken geschuldet oder mangelnder elektronischer Alternativen zum gedruckten Dokument. Die Papierflut ist der verstofflichte Teil der Informationsflut, die wie ein Tsunami über uns hinwegrollt. Das steigende Druckvolumen ist eine Folge der explodierenden Informationsmenge, abgespeichert und leicht verfügbar in elektronischen Dateiformaten. Im Grunde drucken wir immer weniger der uns zu Verfügung stehenden Informationsmenge.
Die irrige Meinung, dass die Einführung von elektronischen Dokumenten und Kommunikationsmittel Papier überflüssig macht, wird von zahlreichen Studien wiederlegt. Die 2008 im deutschsprachigen Raum durchgeführte Studie Printerumfrage 2008" kommt wenig überraschend zum Schluss, dass elektronische Textdateien die Ursache Nr.1 für den Papier-Output im Büro sind. Die Texte bleiben also nicht am Bildschirm – sondern sie produzieren massenhaft Output.
Aber auch andere elektronische Kommunikationsformate, die eigentlich das Papier ersetzen sollten, sorgen mit für das Druckvolumen: In der gleichen Studie gaben etwa die Hälfte (6.445 Personen) an, dass sie häufig oder gar sehr häufig Mails und Webseiten ausdrucken. Auch die vom WWF zitierte Studie von Lexmark (durchgeführt von Ispos Global) gibt ähnliche Indizien: Dort sagen mehr als ein Drittel der Befragten in Deutschland, dass sie Mails prinzipiell ausdrucken.
Informationen auf Papier scheinen für viele Personen also Vorteile zu bieten – ein Vorteil, den man durch das schlichte Verhindern des Drucks nehmen würde.
Wer wie der WWF unnötige Ausdrucke verhindern will, sollte das Drucken nicht verbieten – sondern intelligenter machen. Beispiel: Liegengelassene, ungelesene Ausdrucke lassen sich deutlich effektiver mit einer "Follow-Me"-Lösung reduzieren. Der Drucker gibt das Dokument also nur dann aus, wenn der User mit einer Karte oder PIN den Ausdruck am Gerät abholt.
Wer Ausdrucke generell effizient verhindern will, muss dafür sorgen, dass weniger Dokumente entstehen – durch intelligente Workflows, Vermeidung von Medienbrüchen sowie effizientem Dokumentenmanagement.
Bedrucktes Papier im Büro bekommt neue Aufgaben
Doch Papier wird im Büro nicht aussterben. Das Papier ändert mit der Dominanz der elektronischen Kommunikation nur seine Rolle im Büro. Aufgrund der Kurzlebigkeit heutiger Informationen wird Papier häufiger als billiger Kurzzeitdatenträger verwendet – man druckt etwas aus, um es zu lesen oder um Anmerkungen zu machen oder schlichtweg um wichtige Informationen greifbar direkt auf dem Schreibtisch zu haben.
Wie wichtig und praktisch Papier als Kurzeitdatenträger ist, illustriert der Erfolg der Post-it-Notizzettel. Natürlich kann man sich elektronisch Notizen machen. Trotzdem hängen weltweit Millionen bunter Papierzettel an Monitoren.
Die Archivierungsfunktion des Papiers hingegen wird zunehmend von den elektronischen Dateiformaten übernommen. Dort sollte, nicht nur aus Umweltschutzgründen sondern vor allem im Sinne der Effizienz, auch jedes Unternehmen Papier konsequent verbannen – Aktenordner im Keller sollten ausgedient haben. Genauso wie Vorlagen-Mappen, Faxe und Durchschlagpapiere.
Wenn also die Archivierung von Papier wegfällt und die Kurzzeitnutzung von Papier zunimmt, landet natürlich ein beachtlicher Teil an ausgedrucktem Papier zeitnah im Mülleimer. Dies sind aber keine unnötigen Ausdrucke, sie hatten ihren kurzzeitigen Zweck. Zudem: Eine ökologischere Alternative zum Datenträger Papier gibt es bis dato nicht. Denn die Ökobilanz eines iPads, Kindle oder anderen Tablets liegt im Dunkeln und dürfte nicht ganz so rosig ausfallen, wie ein kompostierbares und bereits recyceltes Blatt Papier.
