Defizite bei Dokumentensicherheit: Gefährdung vertraulicher Informationen
Die von dem unabhängigen Marktforschungsinstitut
Coleman Parkes
für Ricoh-Europe durchgeführte Studie ergab, dass mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen (57 Prozent) ihr Dokumentenmanagement eher dezentralisiert betreiben und dabei auf viele mögliche Vorteile verzichten. Dabei bleiben unter anderem Chancen auf eine Erhöhung von Effizienz, Nachhaltigkeit, Produktivität und Sicherheit weitgehend ungenutzt.
Erschreckende Beispiele
Auf europäischer Ebene sind Beispiele bekannt geworden, bei denen Informationen wie Bankverbindungen oder sogar geheime Strategiepapiere von Behörden an einem öffentlichen Ort verloren oder vergessen wurden und keine entsprechenden Vorkehrungen zum Datenschutz getroffen waren. Abgesehen von einem möglichen Image-Schaden, können solche Vorfälle ziemlich teuer werden.
Ein Fall aus der Formel 1
Folgende Situation ist aus der Motorsport-Branche bekannt geworden: Ein 780-seitiges Dokument mit streng vertraulichen technischen Angaben über den F1 von Ferrari wurde im Besitz eines Designers von McLaren gefunden. Das zuständige Aufsichtsgremium betrachtete den Wettbewerbsschaden für Ferrari als so gravierend, dass es McLaren eine hohe Strafzahlung auferlegte und die Listenpunkte für die Saison reduzierte.
Versteckte Risiken
Eine Vertraulichkeitsverletzung ist allerdings nicht immer so offensichtlich. Es gibt auch versteckte Risiken im Tagesgeschäft. Es können beispielsweise auch gewerbliche Informationen wie Geschäftspläne, Strategieunterlagen und Finanzinformationen in die Hände von Mitbewerbern gelangen, ohne dass dies den betroffenen Unternehmen jemals bekannt wird.
Ergebnisse
Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass in allen europäischen Unternehmen ein Bewusstsein hinsichtlich Dokumentensicherheit besteht. Allerdings sind die Führungskräfte, die bereits Strategien in diesem Bereich umgesetzt haben, noch in der Minderheit.
Konsequenzen
Aus dieser Einsicht leitet sich die Prämisse ab, dass ein optimiertes oder zentral gesteuertes Dokumentenmanagement zu effektiveren Sicherheitsmaßnahmen führt. 68 Prozent der Führungskräfte stimmen dieser These zu und 91 Prozent bestätigen, dass Dokumentensicherheit vor allem auf Vorbeugung ausgerichtet sein sollte.
Generelle Lösungsansätze
In der Praxis gibt es ein breites Spektrum an Sicherheitslösungen, durch die Führungskräfte Dokumente effizient steuern und ihre Bedenken bezüglich der Dokumentensicherheit eindämmen können. Dazu gehören unter anderem Document Management Services.
Es sind aber auch spezifische Anwendungen verfügbar (z.B. Nutzer-Authentifizierung, Locked Print und Smart Accounting). Zu den technischen Kontrollmöglichkeiten gehört beispielsweise auch der Passwort-Schutz, so dass nur authentifizierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Die Sicherheit der Dokumente kann außerdem mit eingebauten Codes geschützt werden, die Änderungen hervorheben und/oder unbefugtes Scannen oder Kopieren verhindern.
Ein Verfahren zur Überschreibung der Daten kann außerdem automatisch alle temporär gespeicherten Daten auf der Festplatte von Multifunktionssystemen entfernen.
Der Ansatz von Ricoh
Ricoh geht die Sicherung von Informationen konsequent und umfassend an. Seit 2004 hat das Unternehmen für alle Standorte weltweit die ISO27001*1-Zulassung erhalten, was eine einzigartige Auszeichnung in der Branche ist. Für Ricoh gehören die eigenen Informationen und die Informationen der Kunden zu den wichtigsten Werten, die das Unternehmen besitzt. Deshalb hat Ricoh ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) aufgebaut, das die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen sicherstellt.
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