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Defizite bei Dokumentensicherheit: Gefährdung vertraulicher Informationen

von Druckerchannel

Eine von Ricoh-Europe in Auftrag gegebene Studie belegt, dass viele europäische Unternehmen Chancen zur Erhöhung der Dokumentensicherheit nicht nutzen.


Die von dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes für Ricoh-Europe durchgeführte Studie ergab, dass mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen (57 Prozent) ihr Dokumentenmanagement eher dezentralisiert betreiben und dabei auf viele mögliche Vorteile verzichten. Dabei bleiben unter anderem Chancen auf eine Erhöhung von Effizienz, Nachhaltigkeit, Produktivität und Sicherheit weitgehend ungenutzt.

Erschreckende Beispiele

Auf europäischer Ebene sind Beispiele bekannt geworden, bei denen Informationen wie Bankverbindungen oder sogar geheime Strategiepapiere von Behörden an einem öffentlichen Ort verloren oder vergessen wurden und keine entsprechenden Vorkehrungen zum Datenschutz getroffen waren. Abgesehen von einem möglichen Image-Schaden, können solche Vorfälle ziemlich teuer werden.

Ein Fall aus der Formel 1

Folgende Situation ist aus der Motorsport-Branche bekannt geworden: Ein 780-seitiges Dokument mit streng vertraulichen technischen Angaben über den F1 von Ferrari wurde im Besitz eines Designers von McLaren gefunden. Das zuständige Aufsichtsgremium betrachtete den Wettbewerbsschaden für Ferrari als so gravierend, dass es McLaren eine hohe Strafzahlung auferlegte und die Listenpunkte für die Saison reduzierte.

Versteckte Risiken

Eine Vertraulichkeitsverletzung ist allerdings nicht immer so offensichtlich. Es gibt auch versteckte Risiken im Tagesgeschäft. Es können beispielsweise auch gewerbliche Informationen wie Geschäftspläne, Strategieunterlagen und Finanzinformationen in die Hände von Mitbewerbern gelangen, ohne dass dies den betroffenen Unternehmen jemals bekannt wird.

Ergebnisse

Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass in allen europäischen Unternehmen ein Bewusstsein hinsichtlich Dokumentensicherheit besteht. Allerdings sind die Führungskräfte, die bereits Strategien in diesem Bereich umgesetzt haben, noch in der Minderheit.

Konsequenzen

Aus dieser Einsicht leitet sich die Prämisse ab, dass ein optimiertes oder zentral gesteuertes Dokumentenmanagement zu effektiveren Sicherheitsmaßnahmen führt. 68 Prozent der Führungskräfte stimmen dieser These zu und 91 Prozent bestätigen, dass Dokumentensicherheit vor allem auf Vorbeugung ausgerichtet sein sollte.

Generelle Lösungsansätze

In der Praxis gibt es ein breites Spektrum an Sicherheitslösungen, durch die Führungskräfte Dokumente effizient steuern und ihre Bedenken bezüglich der Dokumentensicherheit eindämmen können. Dazu gehören unter anderem Document Management Services.

Es sind aber auch spezifische Anwendungen verfügbar (z.B. Nutzer-Authentifizierung, Locked Print und Smart Accounting). Zu den technischen Kontrollmöglichkeiten gehört beispielsweise auch der Passwort-Schutz, so dass nur authentifizierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Die Sicherheit der Dokumente kann außerdem mit eingebauten Codes geschützt werden, die Änderungen hervorheben und/oder unbefugtes Scannen oder Kopieren verhindern.

Ein Verfahren zur Überschreibung der Daten kann außerdem automatisch alle temporär gespeicherten Daten auf der Festplatte von Multifunktionssystemen entfernen.

Der Ansatz von Ricoh

Ricoh geht die Sicherung von Informationen konsequent und umfassend an. Seit 2004 hat das Unternehmen für alle Standorte weltweit die ISO27001*1-Zulassung erhalten, was eine einzigartige Auszeichnung in der Branche ist. Für Ricoh gehören die eigenen Informationen und die Informationen der Kunden zu den wichtigsten Werten, die das Unternehmen besitzt. Deshalb hat Ricoh ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) aufgebaut, das die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen sicherstellt.

weitere Informationen

*1
ISO/IEC 27001 ist eine internationale Norm und beschreibt die Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem.
28.04.10 07:49 (letzte Änderung)

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