6. März 2013

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Know-How Alle Kopierfunktionen erklärt: Auftragsfunktionen

Aufträge: Einstellungen für das Speichern von Dokumenten auf der internen Festplatte.

Hat ein MFP oder ein Kopierer eine eigene Festplatte, kann sie das Multifunktionssystem nutzen, um Druckaufträge als Datei dauerhaft oder temporär zu speichern. Damit erhält der Nutzer neue Funktionen:

• Privater Druck: Der private Druck ermöglicht das Freigeben eines Druckauftrags nach Eingabe einer PIN über das Bedienfeld. Die PIN-Nummer stellt der Anwender im Druckertreiber ein. Der private Druckauftrag gewährleistet die Vertraulichkeit der Druckdaten, denn der Ausdruck erfolgt erst nach Eingabe der PIN am Bedienfeld der Maschine. Nach dem Druck löscht die Maschine automatisch alle Daten wieder von der Festplatte.
• Prüfen und Halten: Diese Funktion bietet sich an, wenn man Ausdrucke in einer hohen Auflage produzieren möchte. Dabei druckt die Maschine nur einen Satz des Dokuments aus, während die nachfolgenden Sätze in der Maschine gespeichert bleiben. So kann der Nutzer das Druckergebnis auf Fehler prüfen, bevor die übrigen Ausdrucke in der Papierausgabe wandern. Damit verhindert der Anwender, dass im Fehlerfall hunderte Seiten ungenutzt im Papiermüll landen.
• Dokumentenbox: Die interne Festplatte arbeitet auch als virtuelle Mailbox. Dazu kann jeder Nutzer der Maschine für seine Dokumente Speicherplatz auf der Festplatte belegen. Ähnlich wie beim privaten Druck kann man seine Ausdrucke auf der Festplatte speichern und zu einem späteren Zeitpunkt an der Maschine ausdrucken. So geht kein Ausdruck in der Ablage durch andere Kollegen verloren. Die Dokumentenbox kann man auch für häufig benötigte Papiere wie Schulungsunterlagen, Bestelllisten, Urlaubsanträge und vieles mehr nutzen. Der Vorteil: Für den Ausdruck häufig genutzter Formulare und anderer Schriftstücke ist nicht zwingend ein PC erforderlich.