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Know-how: Archivierung zuhause und im kleinen Büro - Papierkram archivieren

von
Wer zuhause seine Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und ähnliches nicht im Ordner abheften will, archiviert sie digital mithilfe seines Multifunktionsgeräts und findet dank Texterkennung alles einfach und schnell wieder.

Know-how: Archivierung zuhause und im kleinen Büro von Florian Rigotti (geb. Heise)
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von
Schöner Artikel aber PDFs mit Passwort schützen hilft leider gar nichts. Das Passwort lässt sich einfach ohne Brute Force entfernen. Soll wohl sogar gehen wenn man das PDF mit dem Reader 4.0 aufmacht und neu abspeichert, da damals die Passwortfunktion nicht unterstützt wurde. Es gibt aber natürlich Software die das schneller und einfacher erledigt.
von
Sehr interessanter und nützlicher Artikel!

Interessieren würde mich ergänzend, ob Versicherungen, wie z.B. die Hausratversicherung, eingescannte Dokumente im Schadensfall anerkennen (müssen)?
Vor einigen Jahren fragte ich bei meiner damaligen Versicherung deshalb an und da hieß es noch, dass nur Originalbelege anerkannt würden.

Wegen der Dateiverschlüsselung: Ich habe mal gelesen, dass Wiederherstellungsprogramme Probleme haben, verschlüsselte Dateien zu retten. Also sollte man auf jeden Fall (wie sonst auch zu empfehlen) ein Backup seiner eingescannten Dokumente machen.
von
ich habe mal bei meiner Versicherung nachgefragt. Es ist auf jeden Fall sinnvoll, wenn man die Rechnungen nachweisen kann. Auch eine Kopie würde ausreichen. Wenn keine Rechnungen mehr vorhanden sein sollten (z.B. nach einem Brand- oder Wasserschaden) ist es vorteilhaft, wenn man Fotos der Gegenstände hat. Wird ein wertvolles Fahrrad gestohlen, für das keine Rechnung mehr vorhanden ist, könnte die Aussage des Händlers helfen, bei dem das Fahrrad gekauft wurde.
von
Ein schöner und vor allem sehr hilfreicher Artikel
von
Guter Artikel! Aber wie ein Vorredner bereits angemerkt hat, sollte die Wichtigkeit eines Backups nicht unterschätzt werden. Ich habe z.B. mittlerweile ca. 6000 PDF´s archiviert. Von mittlerweile unwichtigen Rechnungen bis hin zu wichtigen Arztberichten ist alles dabei. Abgelegt werden die Dokumente auf einem NAS mit Platten-Spiegelung (RAID0). Ab und zu sollte man davon aber trotzdem noch ein weiteres Backup erstellen und - wenn möglich - in einem feuerfesten Safe lagern. Nur für den Fall der Fälle.
von
@GerdvL
ein NAS ist kein Backup und eine RAID0 erhöht lediglich gegenüber des "Case" eines Plattendefekts, wenn durch überspannung das NAS einen "zuviel" bekommt sind oftmals beide platten im Eimer, bzw. deren Controll-PCB. Wohnungsbrand zB auch. Daher ist eine wäre eine weitere Festplatte die den Inhalt des NAS sycronisiert abbildet kein "weiteres Backup" sondern erst tatsächlich das erste Backup.

Wichtige Daten Zippe ich mittlerweile in monatlichen Abständen mit einem Fortlaufenden Kennwort und lege Sie auf Dropbox, google drive ab.



Gruß

Serhat
von
Aber hier ging es um Archivierung von Daten, Backup auch dieser Daten ist selbstredend. Optimal ist eine zusätzliches Backup in einem anderen Gebäude z.B. in einem Bankschliessfach aufzuheben. Und auch Vorkehrungen zu treffen, das diese Backups auch auf Alternativhardware einlesbar ist.
von
da gibt es keine eindeutige einfache Antwort für alle Anforderungen, Steuer, Versicherungen, privat oder geschäftlich etc, in vielen Fällen muss man unterscheiden zwischen 'glaubhaft machen' oder mit einem Beleg nachweisen, auch auf den Wert kommt es sicher an. Auch kann es für die Speichermethode wichtig werden, ob Daten, Belege nachträglich geändert werden können, z.B. einfache jpg oder tiff-Scandateien, oder von einem Programm verwaltet werden, das Änderungen nicht zuläßt oder genau protokolliert mit Versionskonrolle, und seinen eigenen Datenschutz betreibt, Verschlüsselung etc
von
@GerdvL, serhat_abaci
Sorry, aber RAID0 ist KEINE Spiegelung (das soll die "0" zum Ausdruck bringen) und bietet daher keine erhöhte Ausfallsicherheit - im Gegenteil. RAID0 schreibt die Dateien blockweise abwechseln auf beide Platten (sog. "Stripping"). Das erhöht die Tranferraten. Aber beim Ausfall schon einer Platte sind alle Dateien weg - also doppeltes Aufallrisiko im vergleich zu einer einzelnen Platte.
Die klassische Spiegelung bezeichnet man als RAID1. Dabei hat man aber im Gegensatz zu RAID0 auch nur noch die halbe Nettokapazität zur Verfügung.
von
Striping (dt. etwa "streifenweise") nicht stripping.

Das ist ein kleiner Unterschied ;-)
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