ich bin Privatperson und habe hier, wie die meisten wohl von uns, den ein oder anderen Ordner mit Dokumenten stehen. Trotz regelmäßigem Aufräumen, sammelt sich doch so einiges an. Manches gar mit Aufbewahrungspflicht (kurzzeitige Selbstständigkeit).
Ich möchte diesen Dokumentenbestand in meinem heimischen Büro reduzieren. Unwichtigere Dinge wie erhaltene Rechnungen (beispiel Waschmaschine, Aufbewahrung zwecks Garantieerhalt) will ich scannen und das Papier entsorgen. Aber auch wichtigere Dokumente möchte ich scannen, damit ich sie leichter zur Hand habe.
Ich schätze mal 2000 Seiten, die zu verarbeiten wären. Es geht um gedruckte Dokumente, eher nichts handschriftliches.
Was ich eh schon habe:
- Ein Multifunktionsgerät Epson BX935FWD, welches zumindest einen Einzugsscanner. Es kann Duplex-Scannen, dauert aber (Papierwendung) und es greift sich auch häufig mehrere Seiten. Da gibts heutzutage schon besseres, glaube ich.
- Office 365 Account mit OneDrive, was als Ablageort dienen könnte und über eine Suche funktioniert, sofern das Suchwort im Dateinamen oder im Text erkennbar ist (durchsuchbare PDF ist hier die Voraussetzung, in O365 gibts meiner Kenntnis kein OCR!)
Nun sind mir drei Ansätze eingefallen.
1)
Ich besorge mir einen richtigen Dokumentenscanner, sowas in Art Fujitsu SP-1120. Der kann beidseitig scannen und hat einen Ultraschallsensor, um Mehrfacheinzug zu erkennen. Und so funktionen wie automatische Erkennung von leeren Rückseiten. Klingt ja erstmal praktisch, um der vorhandenen Menge Herr zu werden.
Die erzeugten PDFs sind meiner Kenntnis nach aber dann noch nicht durchsuchbar, um sie direkt im O365 abzulegen. Das müsste noch eine OCR Software leisten. Was taugt da? Reicht da ein PDF24?
Zudem müssen die Dateien gesichtet und benannt werden. Dafür braucht es auch etwas handliches.
Vorteile:
- Hohe Scanqualität
- Dokumente durch O365 sehr gut zugänglich und weiternutzbar (teilen etc.), Backup ist kein Thema
Nachteile:
- Datenschutz in O365 darf man natürlich skeptisch sehen
- Relativ viele Schritte, um ein Dokument "fertig" ins Archiv verfrachtet zu haben.
- Invest in einen Dokumentenscanner
2)
Ggf. besorgt man sich auch in Ansatz 2 einen Dokumentenscanner, um die Qualität und Geschwindigkeit beim Scanvorgang zu erhöhen. Theoretisch ginge aber auch das vorhandene Equipment.
Danach würde man aber das "dumme" PDF in ein DMS einladen, z.B. ecoDMS. Dort findet die Aufbereitung der Dokumente statt, ggf. Leerseiten entfernen und Dokumente trennen, hinzufügen von Schlagworten inkl. integriertem OCR.
In dieser Variante käme O365 als zentraler Ablageort nicht zum Tragen.
Vorteile:
- niedrigere Qualität durch vorhandenes Equipment wird durch DMS "ausgeglichen"
- Ein DMS ist natürlich "wie geschaffen" wir die Ablage von Dokumenten und die Suche danach
- Besserer Datenschutz (keine Cloud)
Nachteile:
- Invest in ein DMS und Aufwand durch den Betrieb der Lösung
- Ggf. Invest in Dokumentenscanner, dadurch in Summe die teuerste Variante
- Dokumente sind "locked in" in der DMS Lösung, irgendwelche APIs und Schnittstellen bringen mir nix, will nicht rumfrickeln
3)
Vergiss den Scanner und nehme das Smartphone mit einer App z.B. CamScanner, die direkt durchsuchbare PDFs (OCR) erzeugt. Ablage in O365.
Vorteile:
- Simpel, nur ein Tool nötig
- Kaum Invest erforderlich, alles vorhanden. Ggf. CamScanner Abo nötig für OCR-Funktion, aber das sind kleine Beträge und nachdem der große Rutsch einmal durch ist, kann man sich ggf. mit PDF24 behelfen, um PDFs mit OCR zu versehen
Nachteile
- Das ist richtige Handarbeit. Der Scan ist so keinesfalls automatisierbar. Alle Seiten werden angefasst, gedreht. Dinge wie Seitentrennung erfolgen am Handy, anstatt einmal einen 50er Stapel zu scannen und dann am PC nachzuarbeiten.
- Ggf. schwankende Qualität, auch durch Ungeduld (Fotografiere mal 2000 Seiten mit dem Handy ...)
