Kurztest: Kyocera Kyoappliance

von Frank Becker

Kyocera bietet mit der "Kyoappliance" eine externe Box, mit der sich die Scaneigenschaften der Kyocera-Multifunktionssysteme für ein professionelles Dokumentenmanagement erweitern lassen. Druckerchannel hat sich die kleine Box näher angesehen und zeigt was damit möglich ist.

Erschienen am 11. Juni 2014 bei Druckerchannel.de, 2 Seite(n)

https://www.druckerchannel.de/artikel.php?ID=3502

Pimp my Kopierer

Natürlich können die Kyocera-Kopierer auch von Hause aus scannen. Die Scans lassen sich auch an beliebigen Orten im Netzwerk speichern oder als Mail versenden. Den Zusatznutzen, den Kyocera mit seiner Box erreichen möchte, liegt in der Formatvielfalt, der OCR-Texterkennung und den unterschiedlichen Workflows.

Normalerweise lassen sich gescannte Unterlagen als PDF, JPG oder Tiff speichern. Mit der Kyoappliance*1 erhalten Nutzer eine OCR-Lösung, die über diese Box mit dem Kopierer gekoppelt ist. Der Vorteil: So lassen sich gescannte Dokumente ohne Weiterbearbeitung an einem Arbeitsplatz-PC direkt als Microsoft-Word oder -Excel-Dateien abspeichern.

Zudem bietet die Kyoappliance verschiedene Workflows an, die mit den Standard-Scanfunktionen nicht möglich sind. So kann der Anwender beispielsweise Dokumente für ein DMS-System gezielt in einem Ordner speichern und gleichzeitig als Kopie per Mail verschicken. Solche kombinierten Prozesse sparen Zeit, zumal man die Scans nicht am PC weiter bearbeiten muss. Neben der OCR-Erkennung kann die Lösung auch Barcodes lesen, um damit eine Zuordnung der Dokumente vorzunehmen.

Kyoappliance: Kyocera bietet eine Lösung, um die Scanfunktionen aller gängigen HyPAS-fähigen Kyocera-Multifunktionssysteme zu erweitern. Damit erhalten die Maschinen neue Funktionen, die in einer Basisausstattung nicht enthalten sind.

Dokumentenmanagement: Mit der Kyoappliance-Box können Unternehmen neue Features für die Dokumentenverteilung und -verwaltung nutzen.

Hard- und Software

Kyoappliance besteht aus einer Kombination von Computerhardware und einer dafür speziell konfigurierten Software, die auf dem Kyocera-Kopierer läuft. Nur so können die Anwender die neuen Funktionen auch über das Bedientableau des Kopierers nutzen.

Auch wenn sich die Kyoappliance-Lösung schnell einrichten lässt, übernimmt das in der Regel nicht der Anwender selbst. Die Installation erledigt ein Techniker des zuständigen Vertriebspartners. Der Nutzer selber kann anschließend sofort die neuen Scan-Features in seine Geschäftsprozesse einbinden.

Überflüssig: Die meisten der angebotenen Schnittstellen braucht man für die Kyoappliance-Lösung nicht.

Grundsätzlich wird der Appliance-Computer, der nichts weiter ist als ein handelsüblicher Mini-PC, einfach an das Stromnetz angeschlossen und mit einem Patchkabel ins Netzwerk eingebunden. Der Rechner benötigt keine Tastatur und keinen Bildschirm. Anschließend steckt man den im Lieferumfang enthaltenen USB-Stick mit dem Installationsassistenten der Kyoappliance in einem Benutzer-Rechner. Die enthaltenen Software erkennt den Appliance-Rechner im Netzwerk und konfiguriert ihn automatisch. Darüber hinaus installiert sich über das Netzwerk die Software-Anwendung Drivve Image auf dem Kyocera-Kopierer. Dazu muss man lediglich im Installationsassistenten die IP-Adresse der Maschine eintragen.

Marc Brudzinski: Business Development Manager Solution Business bei Kyocera, erklärt die vorhandenen Scanmöglichkeiten.

Nachdem der gesamte Installationsvorgang abgeschlossen ist, der nicht länger als 20 Minuten dauert, lässt sich die Kyocera-Lösung starten. Dazu drückt man am Bedienfeld des Kopierers auf dem Knopf "Anwendungen". Dort erscheint nun das Programm Drivve Image. Mit einem Fingertipp auf das Programmsymbol gelangt man zum Startscreen der Anwendung. Der Nutzer kann aus acht verschiedenen Scanprofilen wählen und diese für die Digitalisierung seiner Vorlagen nutzen.

Auswahl: Die Appliance-Software zeigt auf dem Kopiererbildschirm zahlreiche Scanfunktionen.

Druckerchannel Fazit

Die von Kyocera angebotene Kyoappliance-Lösung eignet sich für alle Unternehmen, die den Kopierer gezielt als Eingabestation für DMS-Anwendungen nutzen möchten. Die angebotenen Features sparen in vielen Dokumentenbearbeitungsprozessen Zeit. Für Unternehmen, die nur gelegentlich ein Dokument digitalisieren wollen, ist diese Lösung nicht geeignet.

Kyoappliance wurde von Kyocera gemeinsam mit der Software-Firma Drivve entwickelt. Damit hat Kyocera konsequent seine Stellung im DMS-Markt weiter nach vorne gebracht. Mit Kyoappliance hat sich Kyocera allerdings kein Alleinstellungsmerkmal geschaffen. Denn das Unternehmen Drivve vermarktet vergleichbare Lösungen auch mit anderen Korperationspartnern wie Canon, Oki, Samsung, Sharp, Toshiba und Xerox. Die dahinter stehende Software "Drivve Image" ist für die jeweiligen MFP-Modelle der Hersteller angepasst, wobei es sicherlich Unterschiede in den angebotenen Funktionalitäten gibt.

Die Kyoappliance hat als Out-Of-The-Box-Lösung den Vorteil, dass durch den externen Appliance-Computer im Netzwerk bis zu zehn Kyocera-Kopierer im Netzwerk die erweiterten Funktionen nutzen können. So machen sich auch die Investitionskosten von rund 2.500 Euro bezahlt, denn man kauft für jeden weiteren MFP nur eine Lizenz hinzu.