Druckkosten-Optimierungen im SAP-Umfeld

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SAP will seinen Kunden Millionen Euro an Output-Kosten einsparen. Dazu startet SAP das Beratungsprogramm Output-Factory. Gespart soll vor allem durch verbesserte Arbeitsprozesse und durch konsolidierte Druckinfrastruktur.

Erschienen am 10. September 2010 bei Druckerchannel.de, 1 Seite(n)

https://www.druckerchannel.de/artikel.php?ID=2842

Druckkosten bändigen

Lieferscheine, Rechnungen, Barcodes – Drucke aus SAP-Anwendungen sind nahezu immer unternehmenskritisch. Doch bisher stand das Thema "Drucken" nicht wirklich auf der Agenda von SAP – vielmehr kümmerten sich SAP-Partner mit eigenen Software-Angeboten darum, dass der Druckjob aus einer SAP-Anwendung auch tatsächlich beim Drucker ankommt.

Über die Jahre etablierten sich Spezialisten wie Levi Ray & Shoup aus USA, das britische Unternehmen Macro 4 oder das deutsche Unternehmen AKI als feste Output-Partner im SAP-Umfeld.

Daher ist es eine kleine Revolution, dass sich SAP nun selbst mit einem eigenen Beratungsprogramm dem Thema annimmt –mit der Unterstützung von SAP-Software-Partnern. Das Ziel der SAP-Beratung: Druckkosten sparen und den Druck aus SAP-Anwendungen zuverlässiger und sicherer zu machen. SAP nennt sein Beratungsprogramm Output-Factory.

Die SAP-Output-Factory soll besonders dadurch sparen, dass Dokumenten- und Druckprozesse standardisiert, verschlankt, zentralisiert und das Druckvolumen geringer wird. Gleichzeitig soll der Hardware-Bestand optimiert werden. Das ist im Grunde nichts Neues, die gesamten Output Management-Branche, sowohl Hardware- als auch Software-Anbieter, will mit ähnlichen Maßnahmen die Druck- und Dokumentenkosten in den Griff bekommen.

SAP betrachtet Output-Management als wichtige Komponente

Das Besondere an der Output-Factory ist, dass SAP das Thema "Output" nun selbst als strategisches Thema aufgreift. Bei vielen Unternehmen, egal ob Mittelstand oder Großkonzern, ist der "Output-Prozess", das Erstellen eines Dokumentes, eher ein notwendiges Übel und dementsprechend eingestuft – selten findet sich Output-Optimierung auf der To-do-Liste von CIOs, wie beispielsweise eine Studie von IDC belegt (Druckerchannel berichtete).

SAP hat aber durch seine Produktpositionierung und seine Geschäftsbeziehungen einen anderen Zugang zu IT-Entscheidern und Einkäufern als beispielsweise mittelständische Systemhäuser oder Bürotechnikanbieter.

Zudem gerät SAP, im Vergleich zu einem Druckgeräte-Anbieter, nicht in einen direkten Interessenskonflikt bei der Beratung. Ein Druckgeräte-Anbieter der Output-Management-Beratung anbietet, kann immer nur ein begrenztes Interesse daran haben, Druckkosten tatsächlich zu senken – schließlich verdient er an jeder gedruckten Seite und an jedem verkauften Gerät. SAP lässt sich hingegen die Beratung direkt bezahlen und die SAP-Partner verdienen an Software-Lizenzen.

SAP bietet die Output-Factory zum Fixpreis an. Die Höhe des Fixpreises hängt vom Aufwand und der Projektgröße ab – diese wird in einem Workshop ermittelt und dann der Festpreis für die Beratung festgelegt. SAP verspricht eine Refinanzierung der Beratungskosten durch die erreichten Einsparungen in der Regel von sechs Monaten nach Inbetriebnahme des Output-Management-Systems.

Derzeitige Partner der SAP-Output-Factory sind

Adobe steuert die Software SAP Interactive Forms bei, die das Anlegen und Nutzen von interaktiven, flexiblen Dokumenten unterstützen soll. Streamserve (SAP Document Presentment) wird vorzugsweise bei der Dokumentenerstellung eingesetzt. Und die Software VPSX von LRS soll für den reibungslosen Spool-Prozess und die Hardware-Überwachung sorgen.

SAP sieht in seinem Beratungsansatz deutliche Vorteile gegenüber der Hardware-zentrierten Beratung, die von Geräte-Herstellern und Bürotechnik-Systemhäusern häufig geboten wird. Der Software-Ansatz, so SAP, ist weitreichender im Vergleich zu einem hardwarebezogener Ansatz, der in erster Linie ein Management der Verbrauchsstoffe und Wartungsdienste darstellt. Vor allem das herstellerunabhängige Monitoring des gesamten Output-Prozesses, von der Dokumentenerstellung aus SAP bis zum tatsächlichen Druckjob, sieht SAP als Kernkomponente seines Angebots.

Die Funktionsweise der SAP Output-Factory

Zum Anfang der Output-Factory-Beratung führt SAP eine Bestandsanalyse der Drucklandschaft durch, die SAP "Print Audit" nennt. Dazu erfasst SAP alle Geräte über ein Software-Tool samt Statusdaten - unter anderem Gerätetyp, Seitenzähler, Gerätestatus. Das Software-Tool steuert ein SAP-Partner bei. Das Analyse-Tool installiert sich sowohl auf Server als auch auf Clients, um auch lokale Drucker zu erfassen. Ein Audit-Server sammelt die erfassten Daten. Sie dienen zusammen mit den im Unternehmen vorhandenen Druckgeräte-Verträgen zur Kostenkalkulation der Ist-Kosten.

Das Walldorfer Unternehmen untersucht auch die Anbindung der SAP-Systeme an die Druckinfrastruktur, um mögliche Engpässe bei den Dokumentenprozessen zu erkennen. Dies ist wohl einer der Stärken des Output-Factory-Programms. Anderseits legt SAP-Audit weniger Wert auf eine Bestandsvertragsanalyse der Druckinfrastruktur. Ein Service, den Hardware-Anbieter gerne anbieten, um Druckkosten zu senken.

Aus den Ergebnissen ermittelt die Beratung die Optimierungspotentiale der Druckinfrastruktur. Das SAP-Consulting mündet nach einem erfolgreichen "Proof of Concept" in der technischen Installation des Output-Management-Systems.

Kritik an der SAP Output-Factory

Insgesamt ist die Output-Initiative von SAP aus Kundensicht zu begrüßen, da Output-Management und das Thema Druckkosten-Optimierung mit SAP einen prominenten Fürsprecher erhält.

Bisher bestimmte die Hardware-Branche, von Canon bis Xerox, wie das Thema "Druckkosten und Druckinfrastruktur" angegangen wird. Dass nun ein großer Software-Anbieter letztendlich über die Hardware-Druckinfrastruktur bestimmt, betrachtet die Hardware-Branche mit gemischten Gefühlen. Hardware-Anbieter betonen, dass sie über mehr Erfahrungen verfügen, als ein reiner Software-Anbieter – und sehen sich dementsprechend gut aufgestellt.

Ob SAP-Output-Factory Erfolg hat, hängt davon ab, wie langfristig das Beratungsprogramm bei SAP angelegt ist, denn Output-Projekte habe lange Laufzeiten und Output-Optimierungen bedeuten gravierende Eingriffe in den Dokumentenerstellungsprozess – was schnell auf Wiederstand von Anwendern und Abteilungen beim Kunden hervorrufen kann. Ein weiterer Stolperstein können die Beratungs- und Lizenzkosten sein. Im Mittelstand gibt man nur ungern Geld für die Output--Management-Optimierung aus, selbst wenn man langfristig Geld sparen könnte. Für Großkonzerne hingegen könnte das Programm ein willkommener Anlass sein, endlich sich dem leidigen Kostenblock "Druckkosten" anzunehmen.

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