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Canon Office Insights 2013: Back to school

von Frank Becker

In einer Studie hat Canon das Einkausfverhalten von IT-Verantwortlichen analysiert. Das Ergebnis kritisiert die Kommunikation zwischen IT-Abteilung und Anwendern. Ein Output-Management-Projekt an der Uni Augsburg zeigt, dass es auch anders funktioniert und wie Studenten und Lehranstalt im gleichen Maße von Veränderungen in der IT profitieren.

In einem Hörsaal der Uni Augsburg präsentierte Canon seine neue Studie "Office Insights 2013"*1. In der Untersuchung analysierte der Druckerhersteller das Nutzerverhalten von Büromaschinen sowie das Einkaufsverhalten von IT-Entscheidern. Im Ergebnis kritisiert die Studie vor allem die Kommunikation zwischen IT-Abteilungen und Anwendern sowie das fehlende Verständnis für die Anforderungen der Nutzer.

Als Ziel der Untersuchung möchte Canon Einkäufer von Bürotechnologie und Meinungsbildner dabei unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Der Studie zufolge tun sich die Unternehmen in Europa schwer, die Technologien bereitzustellen, die ein Arbeiten von unterwegs aus ermöglichen. Nur die Minderheit stattet Mitarbeiter mit Smartphones oder Tablet-PCs aus, obwohl diejenigen, die sie bereits nutzen, davon überzeugt sind, dass sie zur Erledigung ihrer Aufgaben von entscheidender Bedeutung sind.

Auch erklärte die Mehrheit der Befragten, dass sie Rat und Unterstützung von den IT-Abteilungen benötigen, um ihre Produktivität bei der Arbeit innerhalb oder außerhalb des Büros optimieren zu können. Nur ein Viertel glaubt, dass sie die volle Funktionalität ihrer Büroausrüstung verstehen, was bedeutet, dass deren Nutzen nicht effektiv kommuniziert wird. Die Studie ergab ebenfalls, dass sich die Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen, wenn es darum geht, die Technologie auszuwählen, die das Unternehmen anschafft.

"Es ist deutlich zu erkennen, dass mangelnde Kommunikation zwischen Entscheidern und Anwendern der Produktivität am Arbeitsplatz schadet", erklärt Christoph Losemann, Produktmanager bei Canon Deutschland. "Um dieses Defizit zu beseitigen und sicherzustellen, dass man den Mehrwert von IT-Investitionen nutzt, müssen Anwender mehr Einfluss auf den Einkaufsprozess nehmen können".

Doch was sich in der Theorie ganz einleuchtend anhört, ist in der Praxis häufig schwer umzusetzen. Denn bevor ein Unternehmen sich beispielsweise dazu entscheidet, mobile Geräte wie Smartphones und Tablets im eigenen Unternehmen zuzulassen, müssen die IT-Verantwortlichen umdenken. Nicht nur um die Verletzung von Sicherheitsrichtlinien zu vermeiden, sondern auch um die Kontrolle über die eigene IT-Landschaft zu behalten. Es ist für IT-Abteilungen schon eine große Herausforderung und bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung, wenn plötzlich im Netzwerk hunderte iPhones funken.

Mobiler Druck in der Uni

Die Vorstellung dieser Studie in einem Hörsaal der Universität Augsburg war gleichzeitig die Präsentation eines Projekts der Canon University Services. Diesen Geschäftsbereich konnte Canon durch die Übernahme von Océ verstärken, da der ehemalige holländische Kopiererhersteller stark im Bildungssektor vertreten war.

Mit diesem Background zählt Canon University Services zu den führenden Full-Service-Dienstleistern für Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland und betreut bundesweit mehr als 15 Universitäten, Hochschulen und Bibliotheken. Im europäischen Raum zählt Canon zirka 300 Organisationen aus dem Bildungssektor zu seinen Kunden.


Eine neue Referenz dafür ist die Uni Augsburg, in der Canon nicht nur seine Kopiersysteme platziert, sondern auch einen Druck-Service einrichtet, mit dem Studenten mobil ihre Dokumente mit Notebooks, Tablets und Smartphones ausdrucken können. Die entstehenden Druckkosten verrechnet die Verwaltung mit der ohnehin genutzten Campus-Card.

Bald können alle Studenten mit der Campus Card auch ihre Ausdrucke bezahlen, die sie für ihr Studium benötigen. Es reicht, wenn sich der Student an einem Kopierer mit der Campus-Card am entsprechenden Terminal einloggt. Über eine App auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook verbindet sich man mit dem Imagerunner-Kopierer, um das Gerät zu nutzen.

Mit dieser Lösung zeigt Canon anschaulich, wie man mit mobilen Endgeräten die Produktivität der Nutzer steigern kann. Unter Berücksichtigung der Sicherheitspolice der Lehranstalt bleiben sicherheitsrelevante Netzwerkbereiche durch den mobilen Zugriff unberührt.

*1
"Office Insights 2013"-Studie: Die Analyse basiert auf einer Befragung von 1.671 Endanwendern und IT-Entscheidern sowie 60 Tiefeninterviews mit ausgesuchten Teilnehmern.
09.09.13 09:12 (letzte Änderung)

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