Ergebnisse der Printerumfrage 2011: Die wichtigsten Ergebnisse
Für IT-Beauftragte stehen die Druckkosten an oberster Stelle - gefolgt von geringer Störanfälligkeit und leichter Administrierbarkeit.
Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig?: Ganz oben stehen Druckkosten, geringe Störanfällgikeit und die leichte Administrierbarkeit.
Aus dieser Rangfolge wird klar, dass IT-Manager bei der Gestaltung der Infrastruktur nicht die Bedürfnisse der Gerätenutzer in den Vordergrund stellen, sondern betriebswirtschaftliche und administrative.
Anwender, die "ihre" Druckgeräte zur tagtäglichen Arbeit nutzen wollen, haben naturgemäß andere Prioritäten als der IT-Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben Anwender in einer vorhergegangenen Befragung an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gerät einem zentralen System vorziehen. 72 Prozent der Angestellten wollten ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Der Wunsch nach einem arbeitsplatznahen Gerät spiegelt sich in der Anwenderbefragung in nahezu allen Antworten nieder. Selbst bei den Umwelteigenschaften eines Druckgeräts: Die mit Abstand wichtigsten Umwelteigenschaften eines Gerätes sind laut Anwendern der leise Druck und Emissionsarmut (Partikel, Staub, etc.).
Die Antwort ist nicht verwunderlich, angesichts arbeitsplatznaher Geräte. Die "Standortfrage" ist also in jeder Druckinfrastrukturplanung immer auch der Konfliktpunkt zwischen IT-Management und Geräteanwendern. Dies spiegeln die Umfrageergebnisse der Printerumfrage wider. Berücksichtigen Druckinfrastruktur-Verantwortliche die Diskrepanz zwischen IT-Management und Anwender nicht, wird eine nachhaltige Output-Management-Strategie scheitern - mit teuren Konsequenzen. Natürlich funktioniert, zumindest kurzfristig, der bewährte "Top-Down"-Ansatz, in dem man Anwender einfach vor vollendete Tatsachen stellt. Ob das allerdings der beste Ansatz ist, darf bezweifelt werden.
Die Praxis zeigt, dass IT-Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei ungünstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparpläne der IT-Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rücksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage 2011 bestätigt. Zwar sind 64 % der IT-Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12 % beklagen, dass "zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben". Die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgeräte sich im Unternehmen befinden.
Daraus folgt: Wer Druckinfrastrukturen plant, muss maßvoll vorgehen. Dem Anwenderwunsch "jeder bekommt sein eigenes Multifunktionsgerät am Arbeitsplatz" stehen administrative Erwägungen und die Kosten/Nutzen-Frage entgegen – auf der anderen Seite ist die radikale Zentralisierung mit langen Laufwegen wenig sinnvoll. Solche Projekte werden immer wieder durch Eigenbeschaffungen der Anwender unterlaufen.
Die Umfrageergebnisse der Printerumfrage 2011 zeigen, dass es einen deutlichen Interessenskonflikt zwischen den Anwendern und den IT-Administratoren gibt. Dabei sind die Bedürfnisse beider Zielgruppen gleich: Beide möchten möglichst wenig Aufwand und Arbeitszeit für den Druck von Dokumenten aufwenden – mit unterschiedlichen Resultaten.
Egal ob Wirtschaftskrise oder Boom-Zeit. Die IT-Abteilungen sehen sich immer mehr dem Druck ausgesetzt, ihre Infrastruktur möglichst kosteneffizient zu planen und zu betreiben. Denn vor allem das Management will, dass Mitarbeiter hochproduktiv und effizient arbeiten - und hat deswegen hohe Ansprüche an die IT-Infrastruktur. Da sich aber Effizienz nur schwer messen lässt, beschränkt sich die Erfolgsmessung einer IT häufig an direkten Kostenersparnissen. Auch die Druckinfrastruktur, wenn auch bei weitem nicht so häufig wie beispielsweise die PC-Client-Infrastruktur, gerät dabei in den Fokus der Sparbemühungen. Die Vorgaben des Top-Managements spiegeln sich auch in den Umfrageergebnissen der Printerumfrage 2011 wider. Nicht die Steigerung der Mitarbeitereffizienz steht bei den IT-Managern im Vordergrund, sondern Kostensenkung und einfache Administrierbarkeit.
Gespart werden soll vor allem durch eine Maßnahme: Zentralisierung und Homogenisierung der Druckgerätelandschaft im Unternehmen. Sprich: Man "nimmt" den Anwendern Ihre Druckgeräte "weg" und legt das Druckvolumen von vielen kleinen Maschinen auf eine zentrale leistungsfähigere Maschine. Dies zeigen auch die Ergebnisse der Printerumfrage11: Die am häufigsten genannte Maßnahme bei der Umsetzung einer neuen Druckgeräte-Strategie war "Druckermodelle durch ein einheitliches Druckgerätemodell" zu ersetzen, die zweite Maßnahme war "die Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte zu ersetzen". Durch die Reduktion der Anzahl der Geräte werden Kostenersparnisse erwartet: Je weniger Geräte beschafft werden, desto geringer die Anschaffungs- und Betriebskosten, so die Annahme. Aber auch indirekte Ersparnisse werden dadurch erwartet – beispielsweise durch einfachere Administration, die der IT-Abteilung Arbeitszeit spart. Diese Maßnahmen stehen aber, wie oben schon geschildert, teilweise im direkten Gegensatz zum Wunsch der Anwender, möglichst geringe Laufwege durch ein arbeitsplatznahes Gerät zu haben. Die Folgen sind absehbar. Der Drucker wird, folgt die Umsetzung primär den Bedürfnissen der IT, zum Streitfall zwischen Anwendern und IT-Beauftragten. Denn Mitarbeiter betrachten das Druckgerät als persönliches Arbeitsmittel zur besseren Produktivität, der IT-Administrator betrachtet das Gerät primär als Kostenfaktor.
Jenseits der Kosten- und Effizienzdiskussion lässt sich aber generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Büro befassen.
Der überwiegende Teil der befragten IT-Beauftragten befasst sich nicht langfristig mit dem Thema Druckinfrastruktur. Knapp 70 % der befragten IT-Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine "kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie" in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen. Wenn es eine langfristige Planung gibt, dann eher in sehr großen Unternehmen. 39 % der IT-Mitarbeiter von Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sagten, dass sie eine "langfristig dokumentierte, vorab geplante Strategie" bei der Druckinfrastruktur verfolgen. Bei Unternehmen mit 11-50 Mitarbeitern sind es hingegen nur 16 %. Damit bleibt für einen Großteil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz das Optimierungspotential einer strategisch geplanten Druckinfrastruktur noch ungenutzt.
Gründe hierfür gibt es viele. Zum einen ist erfahrungsgemäß das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen bei der IT nicht sehr beliebt, zum anderen gibt es für diese Infrastruktur in den Unternehmen nur wenige Spezialisten oder nur unklare Verantwortlichkeiten. Selbst bei großen Unternehmen ist in der IT das Verwalten der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe - auf die Frage "Wie viele IT-Mitarbeiter sind ausschließlich für die Druckinfrastruktur zuständig?" antworteten 61 % der IT-Mitarbeiter (Unternehmensgröße 1001-5000): "Keiner, das machen alle gemeinsam".
Papierloses Büro noch in weiter Ferne
Strategische Planung erfordert einen Blick in die Zukunft. Für Output-Strategien ist besonders der Ausblick auf das Druckvolumen interessant. Das papierlose Büro erlebt, zumindest in der Theorie, so etwas wie eine Renaissance. Durch iPad, Cloud-Dienste, E-Mail-Signaturen und Facebook auf der einen Seite und stagnierenden Marktwachstum der Druckbranche auf der anderen Seite scheint das papierlose Büro kurz vor dem Durchbruch zu stehen. Doch die Ergebnisse der Printerumfrage lassen einen anderen Schluss zu.
Neben Personen, die sich im Unternehmen um die Infrastrukturen kümmern, befragte die Printerumfrage auch Personen, die nach eigener Angabe unter anderem Papier für ihr Unternehmen einkaufen. Der Papiereinkauf ist deshalb wichtig, weil der Papierbedarf für A4-Papier in Unternehmen mit unstrukturierter Druckerlandschaft der zuverlässigste Indikator für das Druckvolumen ist. Denn wer seine Druckkosten nicht überwacht, wie es viele Unternehmen tun, erfasst auch nicht, wie viele Seiten durch den jeweiligen Drucker rauschen. Nur der Papierverbrauch im Unternehmen gibt darüber Auskunft.
Wer als Kostenverantwortlicher in Unternehmen darauf spekuliert, dass das papierlose Büro kurz vor dem Durchbruch steht und so das Druckvolumen von alleine sinkt, dürfte über die Antworten der befragten Papier-Einkäufer enttäuscht sein. Auf die Frage "Wie hat sich der Bedarf an Bürokommunikationspapier (DIN A4, für Druckgeräte) in den letzten 3 Jahren entwickelt?" antworteten 60 % der Befragten, dass der Bedarf an Papier gestiegen ist. Nur 36 % gaben an, dass der Bedarf gesunken ist. Gefragt, wie sie den Papierbedarf in Zukunft sehen, antworteten 47 % der Befragten, dass auch in Zukunft der Papierbedarf steigen wird, nur 20 % gehen von einem sinkenden Bedarf im Unternehmen aus. Die Gründe hierfür arbeitet die Printerumfrage 2011 heraus: Es ist die schiere Menge und die leichte Verfügbarkeit von Dokumenten in elektronischer Form. Denn Anwender drucken elektronische Post (E-Mail), PDFs, Text-Dateien und HTML-Webseiten aus - wenn auch nur zu einem Bruchteil. Da aber die Menge an elektronischen Dateien teilweise exponentiell wächst, wächst auch das ausgedruckte Volumen, selbst wenn von der Gesamtmenge an verfügbaren Daten immer weniger auf Papier landet.
Beispielsweise sind selbst erstellte Text-Dateien das meistgedruckte Format: 89 % der Befragten drucken die eigenen Texte häufig oder sehr häufig aus. Die Texte bleiben also keineswegs am Bildschirm - sondern sie produzieren massenhaft Output. Aber auch andere elektronische Formate, die eigentlich das Papier ersetzen sollten, sorgen mit für das Druckvolumen: Knapp 66 % der Befragten gaben an, für berufliche Zwecke häufig oder gar sehr häufig E-Mails auszudrucken. An dritter Stelle folgen im beruflichen Umfeld Präsentationen als meistgedruckte Inhalte (44 %) und an vierter Stelle Lieferscheine und Rechnungen (43 %).
Drucken ist eine Altersfrage
Immer wieder wird von vielen Seiten angeführt, dass elektronische Medien nur deswegen noch nicht den erwarteten Effekt bringen, nämlich Papier aus dem Büro zu verbannen, weil die derzeitigen Mitarbeiter den Umgang mit Papier einfach gewöhnt sind - die nachkommenden Generationen, die von Kindesbeinen an mit Internet und E-Mail aufgewachsen sind, würden automatisch für papierlose Büros sorgen. Auch dieser These hat sich die Printerumfrage in der aktuellsten Ausgabe 2011 angenommen.
Es ist zu erwarten, dass zukünftige Mitarbeiter, die jetzt in den Arbeitsmarkt drängen, elektronische Medien anders nutzen, als Mitarbeiter, die demnächst aus dem Berufsleben ausscheiden. Die Akzeptanz von Social Networks und Cloud-Diensten im Arbeitsalltag dürfte weiterhin zunehmen. Arbeitspraktiken, wie auf dem Smartphone längere Texte zu lesen und zu schreiben sowie im Internet zu surfen sind inzwischen Alltag, das war vor fünf Jahren noch exotisch. E-Mail gilt bei Anwendern, die mit Echtzeit-Chat aufgewachsen sind, eher zum langsamen Kommunikationsmittel, vom Briefeschreiben ganz zu schweigen. Doch eine Befragung der Anwender zum Druckverhalten im Rahmen der Printerumfrage11 ergab, dass auch junge Menschen häufig Papier bedrucken - häufiger als vielleicht vermutet. So fragten die Marktforscher unter anderem, welche "Art von Dokumente drucken Sie zu Hause für private Zwecke". Die Frage zur privaten Nutzung bietet sich deswegen an, weil das berufliche Umfeld einen starken Einfluss auf das Druckverhalten von Anwendern haben kann – im privaten Bereich lassen sich die persönlichen Druck-Gewohnheiten stärker herausarbeiten.
Das Ergebnis: Die Unterschiede zwischen den Altersgruppen sind da, es gibt durchaus einen Trend, dass ältere Anwender privat eher den Drucker für bestimmte Dokumententypen nutzen. Aber die Unterschiede sind nicht so groß, dass man von einem echten Umschwung im Nutzerverhalten sprechen könnte. Es kommt vielmehr auf die Dokumentenart an. So drucken alle Altersgruppen gleichermaßen zu Hause selbst erstellte Textdokumente. Die größten Unterschiede zwischen den Altersgruppen gibt es beim Dokumententyp "E-Mails" und "Webseiten". Für diese Dokumententypen nutzen junge Anwender (15-24 Jahre) den Drucker deutlich seltener als Ältere (55-65). Bei den mittleren Altersgruppen (25-34, 35-44, 45-54 Jahre) weicht die Nutzung von Druckgeräten nur unwesentlich voneinander ab. In diesen Altersgruppen nutzen beispielsweise übereinstimmend 66 % der Befragten Drucker zu Hause, um E-Mails auszudrucken. Überraschend ist, dass mehr als die Hälfte (54 %) der Befragten zwischen 15-24 Jahren ebenfalls E-Mails auf dem Drucker zu Hause ausdrucken.
Aus der Befragung lässt sich schlussfolgern, dass auch in nächster Zeit keine papierlose Generation in der Arbeitswelt für ein papierloses Büro sorgen wird, auch wenn sich die Druckgewohnheiten verändern. Noch nicht absehbar ist die Frage, inwiefern sich neue IT-Hardware auf die Druckgewohnheiten niederschlägt. Die Printerumfrage 2011 nahm sich auch diesem Thema kurz an und analysierte, wie das Smartphone sich auf das Druckverhalten niederschlägt. Zuerst muss man festhalten, dass Smartphones immer noch kein Standard im beruflichen Umfeld sind – nur 25 % der Befragten nutzen ein Smartphone für berufliche Zwecke. Die Personen, die aber ein Smartphone nutzen, setzen dieses ein, um Dokumente für berufliche Zwecke zu lesen. Besonders E-Mails (90 %) und PDFs (63 %) werden am Smartphone gelesen. Auf die Frage, ob die Befragten "durch das Lesen von Dokumenten auf dem Smartphone weniger Dokumente ausdrucken" antworteten aber 72 % mit "Nein". Nun haben Smartphones den Nachteil, dass das Lesen von Dokumenten aufgrund der geringen Bildschirmgröße sehr unbequem ist - erst Hardware wie das iPad oder andere Tablet-Reader könnten einen signifikanten Einfluss auf das Druckvolumen haben. Allerdings ist die Verbreitung dieser Geräteklasse in Unternehmen noch viel zu gering, um überhaupt einen Trend abzusehen.
