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IDC-Studie: Document Solutions: Print-Management & Document-Solutions

Laut einer Studie von IDC soll der Trend zum Cloud-Computing bestätigt sein. Zudem planen immer mehr Unternehmen mit Document-Solutions die Automatisierung von Geschäftsvorgängen.


IDC befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print-Management und Document-Solutions. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation zu untersuchen.

Das steckt hinter Print-Management und Document-Solutions

Druck-Verwaltung und Dokumenten-Lösungen setzen sich aus Hardware (zum Beispiel Drucker, Kopierer oder Scanner), Software (zum Beispiel Dokumentenmanagement) und Services (zum Beispiel Druckerwartung) zusammen.

  • Print-Management: Optimierung der Kosten, Leistungsqualität und Infrastruktur. Analyse, Planung, Beschaffung, Finanzierung, Installation, Support, Helpdesk, Verbrauchsmaterial, Gerätemanagement, Abrechnung und so weiter.
  • Document-Solutions: Effiziente Dokumentenprozesse und -verarbeitung. Digitalisierung und Verteilung, elektronische Archivierung, elektronische Formulare, sicheres Drucken, automatisierte Dokumetenprozesse.

In einem ersten Schritt empfiehlt IDC, zunächst das Print-Management zu optimieren:

  • Analyse der aktuellen Druckerinfrastruktur, Berechnung der Istkosten und des Bedarfs
  • Beschaffung neuer Hardware (Leasing oder Kauf)
  • Installation und Integration
  • Schulung
  • Support und Helpdesk
  • Verbrauchsmaterialbeschaffung
  • Gerätemanagement
  • Preiskonzepte (verbrauchsabhängig oder pauschal)

In einer zweiten Stufe kümmert man sich um die Document-Solutions:

  • digitale Erfassung und automatische Verteilung
  • elektronische Formulare
  • elektronische Archivierung
  • Gerätesicherheit und Authentifizierung
  • Outsourcing von dokumentenintensiven Prozessen

Details zur Studie

Im Zeitraum August bis September 2010 hat IDC 300 Unternehmen befragt, die mehr als 200 Arbeitnehmer beschäftigen und mehr als 100 PC-Arbeitsplätze haben. IDC hat nur solche Unternehmen ausgewählt, die Print-Management oder Document-Solutions bereits einsetzen oder dies in den kommenden 12 bis 24 Monaten planen.

Einsatz und Planung von Print-Management und Document-Solutions
20092010
   
Setzen Print-Management und Document-Solutions ein
 
 
26,5 %
 
23,7 %
Planen Print-Management und Document-Solutions
 
 
7,3 %
 
 
21,7 %
Planen nur Print-Management
 
 
15,2 %
 
 
17 %
Setzen Print-Management ein und planen Document-Solutions
 
 
4 %
 
 
12,7 %
Setzen nur Print-Management ein
 
29,1 %
 
 
8,7 %
Setzen Document-Solutions ein und planen Print-Management
 
 
4 %
 
 
6,7 %
Setzen nur Document-Solutions ein
 
 
7,3 %
 
 
5 %
Planen nur Document-Solutions
 
 
6,6 %
 
 
4,7 %
© Druckerchannel (DC)
Verständnis von Document-Solutions
2010
  
Trägt in Teilbereichen zur Optimierung von Dokumentenprozessen bei
 
54,7 %
Immenses Optimierungspotential
 
 
30,5 %
Trägt nur unwesentlich zur Optimierung von Dokumentenprozessen bei
 
 
14,8 %
© Druckerchannel (DC)
Welche Document-Solutions-Maßnahmen werden umgesetzt
Heutein 12-24 Monatennein, nicht geplant
    
Elektronische Formulare
 
69 %
 
 
28 %
 
 
3 %
Elektronische Vorlagen / Textbausteine
 
 
66 %
 
 
28 %
 
 
5 %
Elektronische Archivierung
 
 
55 %
 
 
41 %
 
 
4 %
Digitalisierung und (manuelle) Verteilung von Dokumenten
 
 
52 %
 
 
39 %
 
 
9 %
Sicheres Drucken & Authentifizierung
 
 
48 %
 
 
39 %
 
 
13 %
Training und Schulung
 
 
46 %
 
 
41 %
 
 
13 %
Archivierungs-Services
 
 
42 %
 
 
44 %
 
 
13 %
System Integration von Document-Software
 
 
39 %
 
 
46 %
 
 
13 %
Betrieb eines zentralen Druck-/Kopiercenters
 
 
38 %
 
 
35 %
 
 
27 %
Beratung / Planung im Bereich Optimierung und Automatisierung von Dokumenten
 
 
37 %
 
 
44 %
 
 
19 %
Digitalisierung und (automatische) Verteilung von Dokumenten
 
 
37 %
 
50 %
 
 
13 %
Enterprise In-/Output-Management
 
 
33 %
 
 
47 %
 
 
20 %
Elektronischer Eingang / automatische Weiterleitung von Dokumenten über XML, EDI
 
 
33 %
 
 
49 %
 
 
18 %
Outsourcing von Posteingang-/ausgang (Mailroom-Services)
 
 
27 %
 
 
35 %
 
 
38 %
Print-Procurement
 
 
26 %
 
 
45 %
 
 
29 %
BPO
 
 
18 %
 
 
36 %
 
46 %
© Druckerchannel (DC)

Darstellung des Nutzens

Die IT befindet sich im Spannungsfeld zwischen der Reduzierung des eigenen IT-Budgets und der stärkeren Unterstützung der Fachabteilungen. Um als Partner der Fachabteilungen einen größeren Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten, müssen operative IT-Kosten reduziert und/oder zusätzliche Budgets freigegeben beziehungsweise zwischen Abteilungen verrechnet werden.

Nutzen von Document-Solutions
2010
  
Reduzierung der IT-Kosten
 
58 %
Darstellung von Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen
 
 
51 %
Reduzierung der Prozesskosten für die Fachabteilung
 
 
50 %
Erstellung eines Businesscase / ROI-Berechnung
 
 
42 %
Kurzfristig realisierte Projekterfolge (Quick-Wins)
 
 
37 %
Befragung der Anwender zur Kundenzufriedenheit
 
 
23 %
Aufzeigen von Umsatzsteigerungen
 
 
18 %
© Druckerchannel (DC)

Hindernisse bei der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen

Informelle Gründe: Mangelnde Kenntnis der Anforderungen und Sprach-/Mentalitätsunterschiede. Formelle Gründe: Unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen. IT hat Eigeninteresse, sich als Partner der Fachabteilungen zu positionieren und einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Hindernisse zwischen IT und Fachabteilungen
2010
  
Fachabteilungen verstehen die Komplexität der IT/Technik zu wenig
 
41 %
IT kennt die Anforderungen der Fachabteilungen zu wenig
 
 
37 %
Unterschiedliche Mentalität und Sprache
 
 
28 %
Unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen
 
 
27 %
Zu viel unterschiedliche Ansprechpartner auf Fachabteilungsseite
 
 
25 %
IT ist zu sehr mit operativen IT-Themen beschäftigt
 
 
23 %
IT wird zu spät mit einbezogen
 
 
23 %
IT wird gar nicht in die Geschäftsplanungen mit einbezogen
 
 
22 %
Kein einheitliches Dokumentenmanagement, keine Strategie
 
 
18 %
Unterschiedliche Geschäftsprozesse
 
 
17 %
IT hat wenig Erfahrung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen
 
 
16 %
IT befürchtet Stellenabbau
 
 
13 %
Kosten trägt die IT, Nutzen liegt auf Fachabteilungsseite
 
 
11 %
Fachabteilung befürchtet Stellenabbau
 
 
10 %
© Druckerchannel (DC)

SaaS im Rahmen von Document-Solutions

SaaS steht für "Software as a Service" und bedeutet, dass die Anwendungen im Internet bereitstehen (zum Beispiel Office-Online).

Laut der IDC-Umfrage haben Unternehmen großes Interesse an Document-Solutions auf Basis von SaaS.

Einsatz und Planung von SaaS im Rahmen von Document-Solutions
2010
  
Ja, wir nutzen bereits SaaS im Rahmen von Document-Solutions
 
37 %
Wir planen die Nutzung von SaaS im Rahmen von Document-Solutions
 
 
34,7 %
Wir haben zwar noch nichts geplant, aber der Bezug von SaaS ist nicht ausgeschlossen
 
 
29,6 %
Nein, kommt nicht in Frage
 
 
13,4 %
Wir möchten SaaS nutzen, aber es sind uns keine Angebote bekannt
 
 
11,1 %
© Druckerchannel (DC)
Antriebsfaktoren SaaS (im Rahmen von Document-Solutions)
2010
  
Kostengünstige Lösung
 
 
2
Schnelle, einfache Implementierung
 
 
2,1
Bessere Zusammenarbeit mit Beteiligten
 
 
2,2
Flexibilität erhöhen
 
 
2,2
Niedriger Administrationsaufwand
 
 
2,2
Schnelle und flexible Nutzung (für Fachabteilungen)
 
 
2,2
Sicherheit erhöhen
 
 
2,2
IT-Personalkosten verringern
 
 
2,3
Nutzung neuester / moderner Technologie
 
 
2,3
Verbrauchsabhängige Abrechnung
 
 
2,3
Geringe Abhängigkeit durch kurze Laufzeiten
 
2,5
© Druckerchannel (DC)

1=sehr wichtig, 5=unwichtig

Fazit

Der Trend zu Document-Solutions ist laut IDC "klar erkennbar". IDC empfiehlt, Print-Management und Document-Solutions stufenweise zu implementieren. Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und damit Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sollen die Document-Solutions dafür sorgen, das Druckvolumen zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen.

Eine Zusammenfassung der Studie steht für Unternehmen unter folgendem Link bereit (nach Registrierung bei IDC): http://www.idc.de/consulting/mc...

25.10.10 11:30 (letzte Änderung)

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