IDC-Studie Document Solutions: Print-Management & Document-Solutions
IDC
befragte 300 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print-Management und Document-Solutions. Ziel der Umfrage war, die aktuelle Situation zu untersuchen.
Das steckt hinter Print-Management und Document-Solutions
Druck-Verwaltung und Dokumenten-Lösungen setzen sich aus Hardware (zum Beispiel Drucker, Kopierer oder Scanner), Software (zum Beispiel Dokumentenmanagement) und Services (zum Beispiel Druckerwartung) zusammen.
- Print-Management: Optimierung der Kosten, Leistungsqualität und Infrastruktur. Analyse, Planung, Beschaffung, Finanzierung, Installation, Support, Helpdesk, Verbrauchsmaterial, Gerätemanagement, Abrechnung und so weiter.
- Document-Solutions: Effiziente Dokumentenprozesse und -verarbeitung. Digitalisierung und Verteilung, elektronische Archivierung, elektronische Formulare, sicheres Drucken, automatisierte Dokumetenprozesse.
In einem ersten Schritt empfiehlt IDC, zunächst das Print-Management zu optimieren:
- Analyse der aktuellen Druckerinfrastruktur, Berechnung der Istkosten und des Bedarfs
- Beschaffung neuer Hardware (Leasing oder Kauf)
- Installation und Integration
- Schulung
- Support und Helpdesk
- Verbrauchsmaterialbeschaffung
- Gerätemanagement
- Preiskonzepte (verbrauchsabhängig oder pauschal)
In einer zweiten Stufe kümmert man sich um die Document-Solutions:
- digitale Erfassung und automatische Verteilung
- elektronische Formulare
- elektronische Archivierung
- Gerätesicherheit und Authentifizierung
- Outsourcing von dokumentenintensiven Prozessen
Details zur Studie
Im Zeitraum August bis September 2010 hat IDC 300 Unternehmen befragt, die mehr als 200 Arbeitnehmer beschäftigen und mehr als 100 PC-Arbeitsplätze haben. IDC hat nur solche Unternehmen ausgewählt, die Print-Management oder Document-Solutions bereits einsetzen oder dies in den kommenden 12 bis 24 Monaten planen.
| Einsatz und Planung von Print-Management und Document-Solutions | ||
|---|---|---|
| 2009 | 2010 | |
| Setzen Print-Management und Document-Solutions ein | 26,5 % | 23,7 % |
| Planen Print-Management und Document-Solutions | 7,3 % | 21,7 % |
| Planen nur Print-Management | 15,2 % | 17 % |
| Setzen Print-Management ein und planen Document-Solutions | 4 % | 12,7 % |
| Setzen nur Print-Management ein | 29,1 % | 8,7 % |
| Setzen Document-Solutions ein und planen Print-Management | 4 % | 6,7 % |
| Setzen nur Document-Solutions ein | 7,3 % | 5 % |
| Planen nur Document-Solutions | 6,6 % | 4,7 % |
| © Druckerchannel | ||
| Verständnis von Document-Solutions | |
|---|---|
| 2010 | |
| Trägt in Teilbereichen zur Optimierung von Dokumentenprozessen bei | 54,7 % |
| Immenses Optimierungspotential | 30,5 % |
| Trägt nur unwesentlich zur Optimierung von Dokumentenprozessen bei | 14,8 % |
| © Druckerchannel | |
| Welche Document-Solutions-Maßnahmen werden umgesetzt | |||
|---|---|---|---|
| Heute | in 12-24 Monaten | nein, nicht geplant | |
| Elektronische Formulare | 69 % | 28 % | 3 % |
| Elektronische Vorlagen / Textbausteine | 66 % | 28 % | 5 % |
| Elektronische Archivierung | 55 % | 41 % | 4 % |
| Digitalisierung und (manuelle) Verteilung von Dokumenten | 52 % | 39 % | 9 % |
| Sicheres Drucken & Authentifizierung | 48 % | 39 % | 13 % |
| Training und Schulung | 46 % | 41 % | 13 % |
| Archivierungs-Services | 42 % | 44 % | 13 % |
| System Integration von Document-Software | 39 % | 46 % | 13 % |
| Betrieb eines zentralen Druck-/Kopiercenters | 38 % | 35 % | 27 % |
| Beratung / Planung im Bereich Optimierung und Automatisierung von Dokumenten | 37 % | 44 % | 19 % |
| Digitalisierung und (automatische) Verteilung von Dokumenten | 37 % | 50 % | 13 % |
| Enterprise In-/Output-Management | 33 % | 47 % | 20 % |
| Elektronischer Eingang / automatische Weiterleitung von Dokumenten über XML, EDI | 33 % | 49 % | 18 % |
| Outsourcing von Posteingang-/ausgang (Mailroom-Services) | 27 % | 35 % | 38 % |
| Print-Procurement | 26 % | 45 % | 29 % |
| BPO | 18 % | 36 % | 46 % |
| © Druckerchannel | |||
Darstellung des Nutzens
Die IT befindet sich im Spannungsfeld zwischen der Reduzierung des eigenen IT-Budgets und der stärkeren Unterstützung der Fachabteilungen. Um als Partner der Fachabteilungen einen größeren Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten, müssen operative IT-Kosten reduziert und/oder zusätzliche Budgets freigegeben beziehungsweise zwischen Abteilungen verrechnet werden.
| Nutzen von Document-Solutions | |
|---|---|
| 2010 | |
| Reduzierung der IT-Kosten | 58 % |
| Darstellung von Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen | 51 % |
| Reduzierung der Prozesskosten für die Fachabteilung | 50 % |
| Erstellung eines Businesscase / ROI-Berechnung | 42 % |
| Kurzfristig realisierte Projekterfolge (Quick-Wins) | 37 % |
| Befragung der Anwender zur Kundenzufriedenheit | 23 % |
| Aufzeigen von Umsatzsteigerungen | 18 % |
| © Druckerchannel | |
Hindernisse bei der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen
Informelle Gründe: Mangelnde Kenntnis der Anforderungen und Sprach-/Mentalitätsunterschiede. Formelle Gründe: Unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen. IT hat Eigeninteresse, sich als Partner der Fachabteilungen zu positionieren und einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
| Hindernisse zwischen IT und Fachabteilungen | |
|---|---|
| 2010 | |
| Fachabteilungen verstehen die Komplexität der IT/Technik zu wenig | 41 % |
| IT kennt die Anforderungen der Fachabteilungen zu wenig | 37 % |
| Unterschiedliche Mentalität und Sprache | 28 % |
| Unterschiedliche Ziele von IT und Fachabteilungen | 27 % |
| Zu viel unterschiedliche Ansprechpartner auf Fachabteilungsseite | 25 % |
| IT ist zu sehr mit operativen IT-Themen beschäftigt | 23 % |
| IT wird zu spät mit einbezogen | 23 % |
| IT wird gar nicht in die Geschäftsplanungen mit einbezogen | 22 % |
| Kein einheitliches Dokumentenmanagement, keine Strategie | 18 % |
| Unterschiedliche Geschäftsprozesse | 17 % |
| IT hat wenig Erfahrung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen | 16 % |
| IT befürchtet Stellenabbau | 13 % |
| Kosten trägt die IT, Nutzen liegt auf Fachabteilungsseite | 11 % |
| Fachabteilung befürchtet Stellenabbau | 10 % |
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SaaS im Rahmen von Document-Solutions
SaaS steht für "Software as a Service" und bedeutet, dass die Anwendungen im Internet bereitstehen (zum Beispiel Office-Online).
Laut der IDC-Umfrage haben Unternehmen großes Interesse an Document-Solutions auf Basis von SaaS.
| Einsatz und Planung von SaaS im Rahmen von Document-Solutions | |
|---|---|
| 2010 | |
| Ja, wir nutzen bereits SaaS im Rahmen von Document-Solutions | 37 % |
| Wir planen die Nutzung von SaaS im Rahmen von Document-Solutions | 34,7 % |
| Wir haben zwar noch nichts geplant, aber der Bezug von SaaS ist nicht ausgeschlossen | 29,6 % |
| Nein, kommt nicht in Frage | 13,4 % |
| Wir möchten SaaS nutzen, aber es sind uns keine Angebote bekannt | 11,1 % |
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| Antriebsfaktoren SaaS (im Rahmen von Document-Solutions) | |
|---|---|
| 2010 | |
| Kostengünstige Lösung | 2 |
| Schnelle, einfache Implementierung | 2,1 |
| Bessere Zusammenarbeit mit Beteiligten | 2,2 |
| Flexibilität erhöhen | 2,2 |
| Niedriger Administrationsaufwand | 2,2 |
| Schnelle und flexible Nutzung (für Fachabteilungen) | 2,2 |
| Sicherheit erhöhen | 2,2 |
| IT-Personalkosten verringern | 2,3 |
| Nutzung neuester / moderner Technologie | 2,3 |
| Verbrauchsabhängige Abrechnung | 2,3 |
| Geringe Abhängigkeit durch kurze Laufzeiten | 2,5 |
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1=sehr wichtig, 5=unwichtig
Fazit
Der Trend zu Document-Solutions ist laut IDC "klar erkennbar". IDC empfiehlt, Print-Management und Document-Solutions stufenweise zu implementieren. Zunächst sollte die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und damit Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sollen die Document-Solutions dafür sorgen, das Druckvolumen zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen.
Eine Zusammenfassung der Studie steht für Unternehmen unter folgendem Link bereit (nach Registrierung bei IDC): http://www.idc.de/consulting/mc...
