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Advertorial: KYOCERA und IT-Sicherheit: An den Drucker gedacht? Drei Tipps zur Verbesserung der Dokumentensicherheit

Unternehmen investieren viel in die Sicherheit ihrer IT-Infrastruktur. Ein Bereich wird hier jedoch häufig übersehen: Das Druck- oder Multifunktionssystem.

Gehaltsabrechnungen, Konzepte, Vertragsunterlagen, Korrespondenzen: Im Unternehmen entstehen jeden Tag sensible Dokumente bzw. werden bearbeitet, archiviert oder weitergeleitet. Eine der wesentlichen Aufgaben der Unternehmens-IT ist es dabei, die hierin enthaltenen Informationen vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Während sich die Maßnahmen vor allem auf die Absicherung der Server-Landschaft konzentrieren, werden Drucker und Multifunktionssysteme oft im Sicherheitskonzept übersehen. Und das, obwohl die oben genannten Dokumente hier gedruckt, gescannt oder kopiert werden. Druck- und Multifunktionssysteme sind somit ein wichtiger Teil des gesamten Dokumentenmanagements und sollten daher auch entsprechend wirkungsvoll in die Sicherheitsstrategie eingebunden werden. „Aus diesem Grund sollten IT-Verantwortliche ihre Druck- und Scanprozesse auf den Prüfstand stellen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, diese sicherer zu gestalten“, so David Pütz, Produkt Marketing Manager bei KYOCERA Document Solutions.

Druckdaten verschlüsseln

Ein Ansatzpunkt ist hier die Verschlüsselung der Druckdaten: Sensible Daten, die über ein Netzwerk an einen Drucker geschickt werden, sind ohne Schutz im Klartext sichtbar und somit manipulierbar bzw. können mit entsprechenden Tools mitgeschnitten werden. Dies kann mit einer Verschlüsselung über Protokolle wie Secure Sockets Layer (SSL) oder Internet Protocol Security (IPsec) verhindert werden. Aber selbst wenn die Daten mit SSL sicher durch das Firmennetzwerk reisen: Spätestens am Drucker können sie unbeabsichtigt in falsche Hände gelangen.

Personal Printing

Folgende Situation: Sie haben einen eiligen Druckauftrag an einen Drucker gesendet, über den eine Abteilung gerade mehrfach eine Präsentation ausdruckt. Zum Glück gibt es noch einen Drucker in der Nachbarabteilung. Also wählen Sie den anderen Drucker, gehen dorthin und vergessen, dass Ihr erster Druckauftrag trotzdem nach ein paar Stunden ausgeführt wird. So liegen Ihre interne Budgetanmeldung oder die Gehaltsabrechnung büroöffentlich und unbeaufsichtigt im Ausgabefach des Druckers bzw. des Multifunktionsgeräts. Abhilfe schaffen hier Print-&-Follow-Lösungen. Diese verschlüsseln Druckaufträge und übermitteln diese an den Server, bis ein autorisierter Anwender sich an einem System authentifiziert und so den Druckauftrag abruft. Ein weiterer Vorteil solcher Lösungen ist eine verbesserte Kostenkontrolle: So können Sie mit Print-&-Follow nicht nur den Zugriff von Unbefugten verhindern, sondern auch auf einen Blick erkennen, wie die Systeme genutzt werden, und diese entsprechend administrieren. Die Authentifizierung kann dabei u. a. über den Mitarbeiterausweis erfolgen. David Pütz empfiehlt: „Durch den Einsatz von KYOcontrol müssen sich die Nutzer vor dem Druck-, Kopier- oder Scanvorgang zunächst per ID-Karte am Multifunktionssystem authentifizieren.“ KYOCERA Multifunktionssysteme unterstützten darüber hinaus bereits die Möglichkeit, dass Anwender sich per Smartphone via Near Field Communication (NFC) authentifizieren. Die Lösung funktioniert unabhängig davon, ob der User sein persönliches Gerät oder ein firmeneigenes Handy nutzt.

Dediziertes Policy Management

Insbesondere in der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter liegt für die Unternehmens-IT eine weitere Herausforderung. Hier ist eine übergreifende Verwaltung aller im Unternehmen verwendeten Drucker ebenso von grundlegender Bedeutung wie konsequent umgesetzte Security Policies. Damit wird sichergestellt, dass Mitarbeiter Drucker in anderen Abteilungen zwar nutzen können, aber dort die gleichen Rechte und Beschränkungen erfahren, wie in ihrer Stammabteilung. Neben dem Schutz in rechtlichen Aspekten bietet ein dediziertes Policy Management zudem handfeste wirtschaftliche Vorteile. Durch die Rechtevergabe lässt sich nämlich beispielsweise auch festlegen, welche Mitarbeitergruppen welches Papier und Farbdruckoptionen verwenden dürfen. Sicherheitsrichtlinien schützen somit nicht nur wertvolle Firmeninformationen, sondern können gleichzeitig im täglichen Betrieb ein Faktor zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen sein. Infolink zu KYOcontrol: https://www.kyoceradocumentsolutions.de/index/produkte/software/kyocontrol3.html

10.01.19 12:54 (letzte Änderung)

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