Know-how: Archivierung zuhause und im kleinen Büro

von Florian Rigotti (geb. Heise)

Wer zuhause seine Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und ähnliches nicht im Ordner abheften will, archiviert sie digital mithilfe seines Multifunktionsgeräts und findet dank Texterkennung alles einfach und schnell wieder.

Erschienen am 15. Oktober 2014 bei Druckerchannel.de, 9 Seite(n)

https://www.druckerchannel.de/artikel.php?ID=3521

Seite 8 von 9

Das sollte man archivieren

Persönliche Papiere

Wer schon einmal seinen Geldbeutel mit allen wichtigen Papieren verloren hat, weiß, wie umständlich es sein kann, diese bei den Behörden wiederzubekommen. Gut, wer vorher Kopien von Ausweis, Führerschein und Co. gemacht hat.

Dazu legt man sich am besten einen separaten Ordner wie zum Beispiel "wichtige Dokumente" an und legt dort die gescannten Daten ab. Eine OCR-Software braucht man hier nicht zu bemühen. Es genügt, die Dateien mit aussagekräftigen Namen wie "Personalausweis.JPG", "Reisepass.JPG", "Führerschein.JPG" oder "Fahrzeugbrief.JPG" zu versehen.

Rechnungen

Alle Rechnungen, die per Post ins Haus kommen, sollte man archivieren. Das können zum Beispiel Rechnungen für das Zeitschriftenabo, für bestellte Produkte in einem Online-Shop oder die Autoreparatur sein.

Quittungen und Kassenzettel

Kaufhäuser, Elektronik- oder Baumärkte geben häufig nur einfache Kassenzettel aus. Auch diese sollte man elektronisch archivieren, damit man im Gewährleistungs- oder Garantiefall die Quittung schnell wiederfindet.

Behördenkorrespondenz

Von der Gemeinde, vom Landrats- oder Finanzamt bzw. Kreisverwaltungsreferat kommen Abrechnungen über Müllgebühren, Steuerbescheide, Wasser/Abwasser, notarielle Urkunden, TÜV/AU-Bescheinigungen und so weiter. Wer die elektronisch archiviert, kann jederzeit schnell und einfach in der Korrespondenz recherchieren und sie kontrollieren.

Standesbeamtliche Dokumente

Egal ob Hochzeit, Scheidung oder Todesfall - Sie benötigen dafür Kopien aus dem Familienstammbuch. Das sind Geburtsurkunden, Eheurkunden und Sterbeurkunden.

Versicherungsunterlagen

Wer seine Versicherungsunterlagen komplett scannt und per OCR durchsuchbar macht, hat es im Versicherungsfall leichter, das Kleingedruckte nach bestimmten Schlagwörtern zu durchsuchen. Denn häufig kommt es vor, dass Versicherungen einen Schadensfall zunächst mit einer lapidaren Begründung ablehnen. Wer die Versicherungsbedingungen dann nach Suchworten durchforstet, kann Gegenargumente liefern und aus dem Vertrag zitieren.